采购程序实施细则[试行].doc

PAGE  PAGE 4 采购程序实施细则 为规范公司采购程序、明确工作职责、合理使用资金，依据公司采购制度特制定本细则。 一、食品、水果采购程序： （1）各使用单位必须在采购食品、水果头一天将所采购的明细以OA方式送运营委员会主任，待批复后从定点供应商采购。如采购前未见批复可先行采购。 （2）采购完成时，供货方必须开具三联送货单，供货方、使用单位、财务各一份，同时由验收人、接货人签字，并依据送货单于当日在OA上填写验收单发送运营委员会主任、财务总监、审计考核物价主管。由审计考核物价主管进行询价。 （3）在每月28日前供应商将上月的送货单据交至各分公司财务，由并各分公司财务核对汇总后，经审计考核物价主管、运营委员会、财务总监审签，于7个工作日内给供应商结算。 二、酒水、饮料采购程序： （1）各使用单位需提前五天以OA方式将采购计划发送采购部、运营委员会主任经审核，按采购程序审批后，由采购部需提前三天给定点供应商下采购通知单，二天内完成采购计划。 （2）采购完成后，供货方必须开具三联送货单，供货方、使用单位、财务各一份，同时由验收人、接货人签字，并依据送货单于当日在OA上填写验收单发送运营委员会主任、财务总监、审计考核物价主管。由审计考核物价主管进行询价。 （3）采购部持审批手续、送货单、发票和入库单，经审计考核物价主管、运营委员会主任、财务总监审签，于5个工作日内给供应商结算。 三、物品、资产采购程序： （1）各使用单位必须在月25日前，详细填写《月采购计划表》以OA方式发送运营委员会、财务总监，按审批程序逐级审批后，由采购部5日内从定点供应商进行采购。如未按规定申报视同放弃。 （2）采购人员在完成采购后，依据发票以OA方式将所采购的物品数量、规格、型号、单价、厂家发送审计考核物价主管、运营委员会主任、财务总监，由审计考核物价主管进行询价。 （3）库管在接到货物时要进行验收，审核物品数量、质量、规格，并同时办理入库开具入库单，在OA上填写验收单发送运营委员会主任、财务总监。 （4）采购部持审批手续、发票、销售清单和入库单，经审计考核物价主管、运营委员会主任、财务总监审签后，7个工作日与供应商结算。 四、时令性食品、急用物品采购程序： （1）时令性食品、急用物品自采前，必须在采购前发OA，并在OA上注明所通知的领导，并由该领导事后在OA上补签。 （2）采购完成当天以OA方式将所采购食品、物品的数量、规格、型号、单价、厂家发送审计考核物价主管、运营委员会主任、财务总监，由审计考核物价主管进行询价。 （3）采购单位于3日内持审批手续、发票和入库单，经审计考核物价主管、运营委员会主任、财务总监审签。财务中心报销。 五、车辆维修办理程序： （1）总公司车辆如遇维修、保养时，必须填写《车辆维修／保养申请单》经司机班班长或指定代理人检查后，注明维修项目3000元以内报综合处处长审批后，送定点维修厂家进行维修。3000元以上报公司总经理审批。 （2）运营委员会及下属各分公司车辆如遇维修、保养时，必须填写《车辆维修／保养申请单》经公司司机班班长或指定代理人检查后，注明维修项目，由各分公司总经理审核3000元以内报运营委员会主任审批，3000元以上报公司总经理审批。审批后由综合处处长签字送定点维修厂家进行维修。 六??各使用单位设置兼职采购岗位并指定兼职采购人员负责对采购物品申报、验收，并负责OA的信息发送。 七、必须按定点采购不得擅自更换，如发生不予报销，在采购过程中要先主供应商后次供应商。 八、在采购过程中如发现定点主供应商三次以上不符合公司要求，由企管部、法务部、审计考核委员会等部门共同协议，调整主、次供应商的身份或重新选择定点供应商。 九、各单位自行采购物品无定点供应商的，根据月度采购计划500元以下的参考物资价格目录标准自行采购；500元以上10000元以下的结合审计考核委员会物价组，选择三家以上单位比价确定供应单位；10000元以上的比价结果报公司总经理审批后，各自执行《公司比价采购规定》的报账程序。 十、各使用单位要做好库存定额管理，在每月申报采购计划同时上 报库存情况，否则申报计划无效。 十一、任何使用单位不得以急用物品采购方式采购其他物品。 十二、特供商品、专业物品和专业维修材料可不受此细则限制，但必须事先以OA方式报审计考核委员会主任批复后，方可进行采购。 十三、职工食堂的食品、蔬菜采购不受此细则限制。