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PAGE  PAGE 12 行政部工作手册 河北晟德担保有限公司行政部 二○一四年一月 目 录 第一章、企业行政概述 一、行政管理的概念和意义…………………………………………3 二、行政管理内容……………………………………………………3 第二章、行政部部门职责与权力 一、部门职责…………………………………………………………5 二、部门权利…………………………………………………………5 第三章、行政部组织架构 一、行政部门经理…………………………………………………….6 二、行政主管…………………………………………………………6 三、行政内勤…………………………………………………………8 四、行政外勤………………………………………………………..8 五、行政前台………………………………………………………..9 第一章、企业行政管理概述 一、企业行政管理的概念和意义　　企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。 二、行政管理的内容　　1、会议、活动组织：　　负责公司活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。　　2、物品管理：　　???责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。　　3、环境卫生：　　负责公司环境卫生的监督管理工作。　　4、安全保卫：　　负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日各部门员工的值班。　　5、员工就餐：　　负责现场食堂的监督管理工作。　　6、证照年检：　　负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。　　7、事务工作：　　负责交纳电费、电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应。　　8、完成领导临时交办的任务 第二章、行政部部门职责与权力 一、部门职责 (一)、日常行政事务处理： 1、接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 2、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。 3、会议组织与纪要：公司会议组织、记录及记录归档工作。按要求安排好人员的发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。 4、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。 5、日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 (二)、行政管理工作： 1、制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度