四级职业秘书第4章.pptVIP

第四章 会议与商务活动;第一节 会议筹备;教学目标;一、发送会议通知;（一）会议通知的发送;（一）会议通知的发送;（二）会议通知和委托书的样式;例1.便函式 ;例2.卡片式 ;（二）会议通知和委托书的样式;例3.会议委托书 ;例4.会议回执 ;（三）相关知识;（三）相关知识;（三）相关知识;（四）注意事项;二、席发会议的姓名卡片和证件;（一）制发方法;（二）证件的类型、作用;（三）注意事项;三、发放会议文件资料;案例： 天地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。 初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料。 不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大堆资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。;会议文件资料发放基本方法;四、准备会议所需用品和设备;（一）考虑全面，有备无患;（二）注意事项;五、预订内部会议室;预订内部会议室基本方法;六、热情迎接与会者;（一）接站报到工作主要步骤;（二）做好签到和引导工作;例5.签到登记簿样式 ;（三）注意事项;七、拟定会议议程和日程;（一）会议议程表的设计;（一）会议议程表的设计;天地公司销售团队会议议程表 公司销售团体会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1、销售二部经理的人选 2、东部地区销售活动的总结 3、上次会议记录 4、销售一部关于内部沟通问题的发言 5、下季度销售目标 6、公司销售人员的招聘和重组;天地公司销售团队会议议程表 公司销售团体会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结 6、销售一部关于??部沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理的人选 9、下季度销售目标 10、宣布休会;（一）会议议程表的设计;（二）会议日程表的设计;（三）会议议程表和日程表区别;（四）注意事项;八、正确选择会址;综合考虑各种因素选择恰当会议地点;第二节 会议中的服务;教学目标;一、会议记录;（一）会议记录的准备工作 ;（二）会议记录内容;（三）会议记录方法 ;（四）会议记录的修改;（五）会议记录的要求 ;（六）注意事项 ;二、确保会议期间的信息沟通;（一）做好收集、传递、反馈工作 ;（二）做好对外宣传工作 ;（三）相关知识 ;（三）相关知识 ;（四）注意事项 ;三、会议值班、保卫工作;（一）会议值班工作做法 ;（二）会议保卫工作做法 ;第三节 会议善后工作;教学目标;一、安排与会人员返程;（一）提前做好车、船、飞机票的登记预售;（二）帮助做好返程准备;二、会议文件资料清退;（一）清退方法;（一）清退方法;（二）注意事项;三、整理会议室;四、会议文件资料的立卷归档;（一）步骤;（二）注意事项;五、会议经费结算;（一）会议收款与付款的方法;（一）会议收款与付款的方法;（二）注意事项;第四节 商务活动;教学目标;一、会见与会谈的准备;（一）操作程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（二）相关知识;（二）相关知识;（二）相关知识;二、会见与会谈的基本程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（二）相关知识;三、开放参观的准备与接待;（一）操作程序;（二）准备与接待工作的内容;（二）准备与接待工作的内容;（二）准备与接待工作的内容;（二）准备与接待工作的内容;四、拟定开放参观活动的方案;（一）拟定方案;（一）拟定方案;（一）拟定方案;（一）拟定方案;（一）拟定方案;（二）注意事项;五、能够安排宴请活动;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（一）安排宴请活动的方法;（二）相关知识;（二）相关知识;（三）注意事项;第五节 商务旅行;教学目标;一、一般性准备工作;（一）操作程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（一）操作程序;（二）相关知识;（三）注意事项;二、商务旅行计划;