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公文写作和运用技巧
公文写作与运用技巧;培训目的;什么是公文? ;公文的行文关系 它指的是发文单位(部门)与收文单位(部门)之间的关系。上行文──下级单位(部门)向所属上级单位(部门)的发文,如请 示、报告。 平行文──平行或不相隶属的单位(部门)之间的发文,如通知、函。 下行文──上级单位(部门)对所属下级单位(部门)的发文,如命 令、令、指令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、 通报、批复等。 运用中须注意: 一、下级单位(部门)一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 二、行文常规:平行或不相隶属的机关之间,应当使用平行文(如函、 通知等),不能使用上行文(如请示、报告等),更不能使用下行 文(如命令、指示、决定等)。 三、要分清主送单位(部门)和抄送单位(部门):1.向上级的请示,不要同时抄送下级单位(部门);2.向下级单位(部门)的重要行文,可以抄送直接上级机关;3.受多重领导的单位向上级机关的请示,应当根据内容写明主送单位(部门)和抄报单位(部门),由主送单位(部门)负责答复所请求 的问题,抄报单位(部门)只是了解行文内容以便掌握工作动向或 给予工作处理建议;4.上级机关向受多重领导的单位行文时,应当抄送另一个上级机关。 ;正式公文的一般格式 ;9.文件版头:正式公文一般都有版头,标明是哪个单位(部门)的公文。一般用大
红套字印上“×××(单位)文件”,下面加一条红线,如果为党组织
机关在红线中加一五角星)衬托。
10.公文编号:一般包括单位代字、年号、顺序号。如:“中慧物发[2009]013号”,
年号要使用方括号“[ ]” 。几个机关联合发文的,只注明主办机关
的发文编号。编号一般位于标题的上方红线与文头下面的正中位
置;无文件版头的,放在标题下的右侧方。其作用在于统计发文
数量便于管理和查找;在引用公文时可作为原文内容的代号使用。
11.签发人:许多文件尤??是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件
负责。签发人应排版头红线右上方、编号的右下方,字体较编号稍
小。一般格式为“签发人:×××”。 ;常用公文
运用解析;一、请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
(一)请示的特点1.针对性:只有本单位权限范围内无法决定的重大事项须请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。2.呈批性:属于上行文,上级无论同意与否,都必须给予明确的“批复”回文。3.单一性:运用应一文一事,一般只写一个受文领导,需要同时呈送他人也只能抄送。4.时效性:一般要求发文与对应的批复都要及时、准确。(二)请示的分类——根据内容、性质的不同,可分为以下三种:1. 请求指示性请示。 2.请求批准性请示。 3.请求批转性请示。
(三)请示的结构、内容和写法主体结构由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下:1. 首部:1)标题一般是由事和文种构成,如《关于*******的请示》; 2)受文领导——每份请示只能写一个受文领导,不能多头请示。2. 正文:1)开头——主要交代请示的理由。 2)主题——主要说明请示事项,内容要单一,向上级机关提出具体请求。 3)结语——另起一段,其习惯用语有“当否,请批示”、“妥否、请批复”、
“以上请示,请予审批”、“以上请示,呈请核准”或“以上请示如
无不妥,请批转各部门予以执行”。3. 尾部:其主要结构为落款与发文时间两部分。
(四)请示应注意的问题1. 一文一事的原则;2. 材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况;3. 理由充分,请示事项明确;4. 语气平实、恳切,以引起上级的重视。
;二、报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性公文。其目的是“下情上达”,所以内容要求以摆事实为主,客观反映具体情况,不要过多的采用议论和说明,表达方式以概括为主,语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。(一)报告的特点: 1.报告是为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别之一。 2.报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领
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