第11章电子储存.doc

機關檔案管理作業手冊 第11章　電子儲存 11- PAGE 14 11- PAGE 13 第11章　電子儲存 11.1　　　 範圍 電子儲存係針對各種媒體型式之原始檔案，進行數位儲存之程序，涵蓋作業規劃、數位化準備及執行、品管、檢驗、電子媒體儲存與備份、還卷入庫、匯入資訊系統、電子媒體更新與轉置等事項。 11.2　　　 主要適用法令 11.2.1 檔案電子儲存管理實施辦法。 11.2.2 文書及檔案管理電腦化作業規範。 11.3　　　 名詞定義 11.3.1 電子儲存指檔案以電腦或自動化機具等電子設備處理，並予數位化儲存之程序。 11.3.2 原始檔案指供電子儲存作業處理之檔案，包括紙質類、攝影類及錄影音帶類檔案等各式媒體類型。 11.3.3 電子媒體指電子儲存使用之媒介物，包括磁帶、磁碟（片）、光碟片及硬碟等媒體。 11.3.4 電子影音檔案指原始檔案數位化為影像或聲音資料，儲存於電子媒體者。 11.3.5 電子影音檔案正版指直接由原始檔案進行數位化處理並儲存於電子媒體，而用以保存之影像或聲音資料。 11.3.6 電子影音檔案副版指電子影音檔案正版經軟體處理後儲存於電子媒體，而用以調閱應用之影像或聲音資料。 11.3.7 電子簽章指依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格與電子文件真偽者。 11.3.8 加密指利用數學演算法或其他方法，將電子影音檔案以亂碼方式處理。 11.3.9 備份指在原有之技術環境下，複製檔案內容至另一儲存媒體。 11.3.10 更新指為防止儲存媒體過時或失效，將電子影音檔案內容從一儲存媒體複製至新的儲存媒體。 11.3.11 轉置指資訊系統之軟硬體過時或失效，需進行軟硬體格式轉換，以便日後可讀取之作業程序。 11.4　　　 處理步驟（詳如圖11-1） 11.4.1 作業規劃 11.4.1.1 依據機關之經費及人力資源現況，衡酌檔案總量、重要性、使用者需求及保存年限區分等條件，決定辦理檔案電子儲存之優先順序及範圍。 11.4.1.2 依據規劃電子儲存之範圍整理待數位化清單，並檢出檔案，其注意事項為： 1. 定期保存與永久保存檔案以分別辦理為原則，俾分別儲存於不同電子媒體。 2. 機密檔案辦理電子儲存時，應依機密檔案管理辦法規定，與一般檔案分別處理，並由專人專責辦理；惟考量資訊安全，如無特殊需求，機密檔案應於解密後辦理電子儲存。 3. 屬絕對機密之檔案不得複製。 11.4.1.3 機關應衡酌資源條件及電子儲存作業時程，採自行辦理或委外辦理。採自行辦理時，應施予作業人員教育訓練，確保電子儲存質量合於要求，並妥適規劃相關軟硬體設備維護管理方式，採委外辦理時，應注意事項為： 1. 衡酌預算額度，依據政府採購法相關規定採取公開取得（公開取得報價或企劃書）或招標（公開招標、選擇性招標、限制性招標）方式辦理。 2. 評估機關之空間及管理要求，於機關內或指定場所辦理電子儲存作業。 3. 研擬需求規範說明專案目標、作業項目、軟硬體設備規格、作業環境要求、電子影音檔案格式、電子影音檔案命名原則、電子影音檔案儲存架構、電子媒體類型、電子媒體編碼原則、電子媒體備份方式、品管要求及檢驗方式等。 4. 應於契約文件中訂定資訊安全管控之條款，包括必威体育官网网址責任及電腦設備防毒措施，以避免資訊外流及因電腦中毒造成已數位化之電子影音檔案流失，如有違反規定時得對承商處以違約金或追究法律責任。 5. 應於契約文件中訂定原始檔案維護之條款，以避免承商於作業過程中損壞或遺失檔案，如有違反規定時得對承商處以違約金或追究法律責任。 6. 應於契約文件中訂定保固條款，如於保固期限內發現電子影音檔案成品有瑕疵時，得要求承商無條件改善。 11.4.1.4 機關應考量電子儲存目的、原始檔案型態及數位化經費，依文書及檔案管理電腦化作業規範之「電子檔案格式表」附錄，選擇適合保存之電子影音檔案格式。 1. 紙質類檔案 (1)圖片檔：一律採全彩、壓縮品質75%以上，解析度300DPI以上。 (2)文字影像檔：得採JPEG、全彩、壓縮品質75%以上、解析度200DPI以上；TIFF、灰階、解析度200DPI以上；TIFF、黑白、CCITT G4標準、解析度300DPI以上；或採PDF、WDL及PNG等格式。 2. 攝影類檔案（照片、底片、幻燈片、微縮片） (1)圖片檔：一律採全彩、壓縮品質75%以上，解析度300DPI以上。 (2)文字影像檔：得採JPEG、全彩、壓縮品質75%以上、解析度200DPI以上；TIFF、灰階、解析度200DPI以上；TIFF、黑白、CCITT G4標準、解析度300DPI以上；或採PDF、WDL及PNG等格式。 3. 錄影音帶類檔案及影片 (1)聲音檔：得採WAV、取樣率8bit~1