职业助理秘书技能.pptVIP

达丰（上海）电脑有限公司 职业化助理与秘书的综合技能 希迩咨询顾问公司 培训师：舒音;时间安排：上午 9：00-12：00 下午 13：00-17：00 会间休息：上午 10：30-10：45 下午 15：15- 15：30 午餐时间：中午 12：00-13：00 ;几点要求;培训期待;培训观念;假如您有一个苹果，我也有一个，彼此交换后，各人仍是只有一个苹果； 假如您有一种思想，我也有一种，彼此交换后，我们每个人都有两种思想。甚至，思想经过碰撞后，还可以产生两种思想之外的东西。;第一章??????? 助理/秘书职业的职业化 第二章??????? 电话沟通技巧 第三章??????? 档案管理 第四章????????时间管理 第五章??????? 沟通与协调的技能;1. 什么是现代职业秘书/助理？ 2．职业秘书/助理的作用 3．职业秘书/助理应掌握的基本工作方法 4．职业秘书/助理必备的工作工具 5. 职业秘书/助理应具备的职业素质 6. 职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较;经理助理与秘书;秘书与助理的职业化;秘书与助理的职业化;秘书与助理的职业化;秘书/助理的作用;案例与练习;秘书/助理的基本工作方法;合理布置办公室;日常工作有计划、条理化;办公设备使用、管理、维修;如何减少上级所遇到的干扰;秘书应具备的职业工作工具; * 您的声音、态度和姿势 * 成功地树立企业形象 如何职业化地接听电话 学会处理难应付的情况;你的声音、态度和姿势 声音 吐字清晰，愉快、充满微笑的声音 态度 亲切、客气、可信赖、乐于服务 姿势 保持正确的姿势，如同对方就在您面前一样;成功地树立企业形象 公司的形象取决于您： 如何接听电话 您对公司的深入了解;“微笑”——送给客户的第一份礼物 ;“ 和 气 生 财 ”;打电话来的客户生气的原因;企业形象的代表 ——电话沟通中的不同情况介绍;企业形象的代表 ——电话沟通中的不同情况介绍;努 气 冲 冲;喋 喋 不 休;盛 气 凌 人;第三章 档案管理 * 企业内不同部门的档案特点 * 实用有效的办公室档案管理 * 办公室档案管理的基本原则 * 办公室档案管理系统 * 档案载体与标签;公司内部不同部门的档案特点分析 a.与外界最紧密联系的部门 b.“自给自足”地工作的部门 c.和内部所有的部门都有联系的部门(信息部门…) d.领导部门 e.需要进行重要的技术上的监督的部门(法律的、信息的) f. 受其它部门支配的部门 (如：质检部门、后勤部门);企业内不同部门的档案特点 与外界有紧密联系的部门 稳定性差 形式多样;企业内不同部门的档案特点 “自给自足”地工作的部门 安全性强 稳定性强 以前的经验是保存资料的基础;企业内不同部门的档案特点 和企业内部所有的部门都有联系的部门 文档量大 需与其它部门共商来决定归档方案;企业内不同部门的档案特点 领导部门 管理难部大 文档量大 形式多样化;企业内不同部门的档案特点 重要的技术性和监督性的部门 文档量大 需合理的方法和工具来管理信息;企业内不同部门的档案特点 受其它部门支配的部门 文档管理会与其它部门的管理发生冲突 档案管理系统性要求高;实用有效的档案管理 ;选择适合实际需要的档案管理系统 ;合理利用时间 ;选择适的材料 ;合理、实用地组织使用存放地点 ;方便所有相关人员使用 ;三种基本档案管理系统的优缺点比较 ;存档载体;文档标签;第四章 时间管理 * 工作中常见的五种类型“时间观念”分析 * 自我分析时间管理，找出问题 * 个人工作计划 * 任务优先权的分配原则 * 有效的时间管理工具 * 信息传递与交流工具 ;“赶快，赶快”型;“强大”型;“完美主义”型;“取悦”他人型;“竭尽全力”型;个人工作计划;练习：自我分析表;是谁占用了时间？;如何制订工作计划;制订工作计划的基本原则;省时技巧;任务优先权原则;有效的时间管理工具;信息传递工具;第五章 沟通与协调的技能 * 沟通的目的 * 沟通的原则 * 沟通的基本方法 * 沟通的误区与障碍 * 沟通的技巧：倾听、表达、提问 * 团队合作;真笨呀！; 什么是沟通 发送方以特定的沟通模式将“信息”传递给接收方，并有信息的反馈。 ; 沟通的目的 1).将信息传递出去 2).被理解 3).被接收 4).有所反馈 ; 沟通的原则 * 简 单 * 清 楚 * 直 接 *