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物业档案管理特点及对策分析 1、物业档案管理概念 物业管理，指的是业主选择物业企业，业主和物业企业依 据物业服务合同规定，维修、维护、管理约定的房屋和配套设 备，管理区域内的环境卫生和秩序的活动。物业具有很多种 类，主要有住宅小区、高层楼宇、办公楼、商业场所、公众物业和 工业物业等。物业档案,是在物业从事管理活动中不断积累形 成的，主要记录物业情况、业主和住户的变动情况、物业部门的 管理活动、服务活动和经营活动等,具有一定的査阅价值，是对 物业管理的一种记录形式。在物业管理中，物业档案具有非常 重要的地位，主要是为物业管理提供服务。物业档案可以作为 评价物业企业资质的内容，可以反映物业小区的管理水平,对 物业小区内的管理状况有一个全面的记录。 2、物业档案管理的特征 2.1档案形式多种多样。物业档案的记录内容包括物业管 理公司、物业管理人员、物业的使用者、物业开发商、设计人员、 建设商、政府一些部门如计委、国土局、房管局、城市规划局 等。所以，在物业管理活动中，形成了多种多样的专门档案，如 产权档案、会计档案、科技档案、人事档案等。 2.2档案载体多种多样。物业档案也具有多种形式，主要 内容有图、档、卡、册、表。“图”指的是依据区域内实际情况制作 的各种平面图，如各类房屋平面图、分户平面图、分层分间平面 图、室内线路图、室内室外管道图等。“档”指的是在物业管理活 动中不断积累的各种文字材料,主要有:早期介人文件、管理验 收文件、房屋和设备的维修合同、房屋租赁合同、房屋装修合 同、业主和住户来访记录、代收费用协议等。“卡”指的是将一些 内容浓缩在小卡片上，主要有设备保养卡、维修记录卡等。“册” 指的是为了收集大量信息,对业主加强管理而建立的业主缴费 手册和绿化管理手册等。“表”指的是房屋验收质量登记表、业 主情况登记表、房屋装修申请表等。 2.3档案动态发展性较强。物业的情况不是一成不变的。 在物业管理的各种对象中，如住宅小区、办公楼和商业场所等， 物业都要不断维修建筑物，而业主可能会通过买卖、交换和继 承的方式不断改变,房屋??用者更有可能由于各种原因出现频 繁地变动。所以，关于物业、业主、使用人员的文字材料不断发 生改变而存人物业档案当中。因此，物业管理专门档案存在个比较明显的特点，就是动态性较强 3、档案管理中存在的问题 3.1资料收集不及时、不完整。一部分物业小区，在楼房施 工还没有完全建设完毕时，就有一些业主进人其中居住，所以 物业公司和建设部门在验收工作中，存在时间紧、任务重的压 力，大量的配套设施还没有建设完成，中间又涉及很多单位，而 移交档案又缺乏必要的工作经验，所以，有的竣工图纸和技术 文件不能整理齐全，特别是有的竣工图发生改动后，不能及时 交到物业的档案室中。 3.2缺乏个性化档案资料的收集。资料收集缺乏个性化。 在当前的物业档案管理中，很多物业公司都没有注意收集业主 的个性化物业资料，有的物业公司虽然收集了一部分，但也只 能占物业档案资料的很少一部分。个性化物业档案资料指的 是关于业主的个人资料、家庭情况、日常生活习惯、出行规律、 与朋友的来往情况等资料。在实际物业档案资料管理中，这些 个性化档案资料要比其他的档案资料更加重要，可以使物业公 司在管理工作中有针对性地进行管理，可以体现其以人为本的 管理理念,可以提高物业公司的管理质量与管理水平。 4、提高档案管理水平的措施 4.1提高档案管理意识。在物业档案管理中，领导人员的 重视具有非常重要的作用，可以迅速提高物业档案管理水平， 利用制订完善的档案管理制度,将管理责任层层分解,落实到 人，对档案加强管理。可以将物业档案管理工作作为考核物业 管理质量和管理目标的重要内容;物业部门要组织档案管理人 员参加档案知识培训，领导人员要认识到档案管理工作的重要 性，宣传档案管理工作，使物业公司的全体人员都重视档案管 理工作，全面支持档案建设工作。 4.2加大档案收集力度。物业档案内容来源丰富,档案内 容的形式也不拘一格,所以，在物业档案的收集工作中，要注意 尽量保证资料的规范性和全面性，设置专门的档案管理人员， 要根据档案内容和档案资料的来源进行整理,做到分类清晰, 利于以后的査阅工作。在对档案资料进行整理时,注意把档案 资料制作成标准的图、文、卡、册、表。“图”指的是依据区域内实 际情况制作的各种平面图，如各类房屋平面图、分户平面图、分 层分间平面图、室内线路图、室内室外管道图等。“文”指的是在 物业管理活动中不断积累的各种文字材料,主要有：早期介人 文件、管理验收文件、房屋和设备的维修合同、房屋租赁合同、 房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用协议等。这些 档案内容具有数量大、品种多的特点，属于物业档案管理中的 重点内容。“卡”指的是将一些内容浓缩在小卡片上，