中级秘书考证培训课件(三)日常事务选编.ppt

;;办公环境管理;办公室环境：硬环境和软环境;封闭式办公室;一、布置办公室的原则;;二、秘书对办公责任区的管理;三、办公室安全检查;经典考题;经典考题;四、办公桌上的“5 S”运动 ;经典考题;经典考题;经典考题;经典考题;办公室工作的基本要求;经典考题;经典考题;站;坐;走;蹲;微笑是靠近顾客的桥梁; 注视的范围 ;; 袖口商标不除 衣扣扣得不当 衣袋乱放东西 鞋袜不配 领带长度不当 乱用领带夹 内穿多件羊毛衫 不见衬衫领、袖口 不系领带仍系者领扣 衬衫内着高领内衣。;;礼节的表现形式;;;;;;;握手的注意事项;介绍——拉近你我关系;名片——让顾客记住您;递送名片流程图解;经典考题;经典考题;经典考题;经典考题;经典考题;经典考题—— 在一次展销会上，某公司秘书小华刚刚接过客户递过来的名片。这时手机响了，小华顺手把名片放在旁边的桌子上，接起电话，把递名片的客户凉了在一边。他还顺手在那张名片上记下了来电的电话号码和姓名。请结合名片礼仪的知识，指出小华的错误，并给予纠正。;参考答案： （1）在上述案例中，小华所犯的错误是接电话时，顺手把名片放在旁边的桌子上，并在名片上记下了其他人的电话号码和姓名，这是对递名片客户极大的不尊重。 （2）小华在接到对方的名片后，应细心存放，不可以顺手放在旁边的桌子上，更不能在名片上记电话号码和姓名，最好将接到的客户名片统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内。 ;经典考题—— 一位没有事先约定时间的客人要求将自己的到访由李秘书通知公司王经理，而王经理全天活动已有安排。王经理指示李秘书想办法解决这一问题。你能否提供三个方案使李秘书顺利解决此问题？;参考答案： （1）委婉答复客人：经理今天没时间，可否记下来访的内容及要求以便日后答复。 （2）请示经理能否请别人代为接待，并征询客人意见。 （3）热情但坚定地回复客人：对不起，今天不能约见，请另约时间再来。;;紧急程度;办公室事务工作;一、制定接待工作计划;;;经典视频：秘书接待工作;二、安排迎送来访团体;用车礼仪;专职司机：后排右侧为上宾席;非专职司机：副驾驶位置为上宾席;;;涉外交往原则;尊重隐私——“八不问”;尊重隐私——“八不问”;经典考题;经典考题;经典考题;三、安排来访者食宿、交通、行程;位次排列;（二）中餐上菜顺序 ;西餐的礼节——座次;（二）西餐上菜顺序 ;西餐的礼节——餐具使用;插入——用餐礼仪视频;经典考题;经典考题;经典考题;四、安排来访者的参观、娱乐活动;;;经典考题;经典考题;二、上司差旅实务管理;;如：制定旅行计划表;;经典考题—— 由于国内市场不能满足某公司的发展要求，该公司副总裁、业务经理。销售经理以及相关人员一行6人下周要到法国考察市场。 （1）在草拟一份团队出国旅行计划时需要重点考虑哪些内容？ （2）你通过什么方式，如何预定酒店。 （3）如何办理手续。;参考答案： （1）秘书人员在拟定大型团队出国旅行计划时，需要重点考虑的内容又出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量以及希望邀请单位做哪些准备工作等。 （2）一般情况下，秘书人员预定酒店的方式有旅行社预订、网络预订和电话预订。预订需提供的信息包括住宿者姓名、抵达时间与退房时间、房间类型及特殊要求。订房后，秘书人员应加以确认。 （3）出国时，秘书人员需要办理的手续包括撰写出国申请、办理护照、办理签证、办理健康证书（即“黄皮书”）和办理出入境手续。;经典考题—— 你的上司是某股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上（格式见表一） 上午举行经理会议，所有的经理都参加。 上午给参加员工培训的新员工讲话。 中午与A公司的董事长马XX及其夫人共进午餐。 上午前往B公司拜会该公司市场开发部的经理高XX。 下午会见C公司的销售部经理张XX。;;; 经典考题—— 小黄是一家大型私营企业的总经理办公室秘书。近期，公司欲与香港的一个同行企业签订技术合作项目，共同研制一种新型的产品。合作企业将会以审核本企业资质及考察本企业技术实力为目的，由项目执行董事及相关技术人员组成八人考察团对本企业进行为期十天的商务考察，最终在考察结束后审核合格签订合同。 （1）在考察期间，总经理计划与考察团就技术合作项目的事项进行商议，请你为小黄列出会谈准备工作的事项及要求。 （2）在会议结束后，要安排考察团去著名风景区旅游。小黄本该在此前去这风景区巡查一遍，但是她认为自己已经去过多次，情况已经很熟悉，就没有去，也没有与旅游区电话练习。可谁知道前两天下大雨把去旅游区的桥冲垮了，正在抢修。过往的车辆不得不绕行，这样，在路上耽误了三个消失，打乱了会议计划。小黄受到了总经理的批评。请问小黄错在哪裡？ ;参考答案： （1）会谈准备工作的事项