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数字化加工流程标准 版本号：01 文件编号：BZ-001 - 1 - 序 号 工 作 流 程 质 量 标 准 执行角色 填写表格 备 注 1 提 卷 1、提卷出库时要同甲方的档案管理负责人共同核对所提卷的卷/盒数、件数、页数，其中件数与盒数待整理完 毕后填写在《档案交接单》上。 项目经理 档案交接单 2、所提卷/盒数、件数、页数核对准确后档案负责人和项目经理需在《档案交接单》上签字确认。 3、对于提卷时所缺的卷或件在《档案交接单》上要具体说明，缺少和特殊情况等处理需要有档案负责人确认。 4、如加工标准上没有提到的问题需要修改，经档案负责人确认修改意见后并把所改内容写在《工作联系单》 当中，经双方签字认可，并存档。 项目经理 工作联系单 2 整 理 1、鉴定不需要扫描卷或对个别特殊的档案资料进行登记。（鉴定工作主要由档案负责人和数字化加工项目经理 共同配合完成，）并且对所查结果进行记录。 档案负责人 与项目经理 工作流程单 2、增加《工作流程单》在卷中，本流程单将记载本案卷的所有信息及流程经过的详细记载情况。 项目经理 3、编写页码时严禁出现漏编、重编、错编等现象，每编写至少 50 页需检查一次，以免错误产生后增加工作量； 对已编写页码的文件，且页码是正确的不用重新编写；如文件上原始页码已作废的或编写错误的，一定要用铅 笔划掉再进行重新编号，必须保证整卷页码正确。 编号人员 4、新编写的页码必须清晰、准确、不歪斜。传统文书档案统一编写页码为正面的右上角，反面的左上角，文 件管理为正面的右下角，反面的左下角。 编号人员 5、对有有效内容的页面都应当作为一页，如与档案信息内容无关的页面则需与档案负责人确认后拿出。 编号人员 6、编写页码时如原件为空白页的不再编号，经项目经理鉴定后将空白页抽出，统一管理，留存用来同卷档案 的裱糊使用。 编号人员 7、如无特殊情况，尽量按照原始的装订方式进行编号。编写页码时必须要用铅笔将页码填写在档案资料正面 的右上角，反面的左上角离页边距 1-1.5 厘米处；页码用小写阿拉伯数字编写，其单字符约为 4号字大小；编 写页码时用力适度，能扫描出来即可。 编号人员 8、编写页码人员在编号的同时要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、 虫、霉、火烧痕迹……（包括破损处被修复过的痕迹）都要详细的记载在《工作流程单》中，记录时要准确到 页号。 编号人员 数字化加工流程标准 版本号：01 文件编号：BZ-001 - 2 - 3 录 入 1、进行著录案卷目录时，要严格按照原始信息进行著录。 录入人员 2、卷内目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录。 录入人员 3、各字段的著录项要按照档案负责人要求标准进行著录，不能少于所列标准的字段，而且每项字段中的文字 录入格式一定要结合档案系统及档案负责人的要求进行著录。 录入人员 4、著录项目、著录格式、标识符号、著录文字、著录信息源及著录项目细则要严格结合档案负责人要求及相 应标准进行。 录入人员 5、在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一，（如 日期格式，文号格式等、机构问题等），严禁出现格式不同的情况。 录入人员 6、如有标题过长超出字段长度时，一定要经过档案负责人同意后再进行简录，但主要内容不好总结的文件要 让档案负责人进行概括后再录入，有事由的直接录入事由项，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，名加“［］” 号。 录入人员 7、在录入责任者时，录入承办人的署名。 录入人员 8、录入人员在录入时一定要将《工作流程单》上的特殊情况著录在备考信息栏中，加以说明。 录入人员 9、日期：即文件的形成时间，如没有成文日期的，按照签发日期最接近的一个日期进行录入，以 8 位阿拉伯 数字标注年月日，如只有年度后面不足的补“0”。 录入人员 10、文号的录入：对于文件中同时有发文单位和收文单位两个文号出现时，应以发文单位的文号为准，文号的 录入格式严格按照档案中的格式进行录入，不需要任何添加或修改。 录入人员 11、著录信息时有标点符号的应在输入法中的“半角”状态下进行录入。 录入人员 12、案卷的起始日期为案卷中卷内目录成文日期的最小日期，则终止日期为最大日期。 录入人员 13、对于文件上印有密级性的文件要在字段密级中著录。 录入人员 14、档号的规则如实体与系统不一样的，按照系统或以档案负责人确认为准。 录入人员 15、归档与检查日期对以前备考表上有的按照备考表上录入，如没有的按当天归档的日期进行录入。 录入人员 16、立卷或归档单位填写本单位机构名称，具体时间段的更名情况待档案负责人确认后，按照其标准执行。 录入人员 17、立卷人或检查人按照备考表上的录入，如没有的不录即可。