集散控制型网络化文件柜管理程序.doc

PAGE  PAGE 7 “长城档案设备管理系统” （综合财务文书） 使用手册 江苏长诚档案设备有限公司 中国?江苏 2011年 一、概述 “长城档案设备管理系统”是集散控制型网络化文件柜系统的配套软件，其功能集财务档案管理和自动化文件柜控制于一体，实现了财务档案文件存储、管理的规范化、自动化，大大节省了人力物力，使档案管理步入了智能化的轨道。软件界面好友、操作简单、性能稳定，具有良好的健壮性和容错性。 二、主要功能 （一）文件柜集中控制功能 集散控制型网络化文件柜由一台控制上位机与若干台下位机组成。上位机由一台PC机完成，每一台下位机对应一个文件柜，由单片机完成。 本软件第一个主要功能就是对下位机实施有效控制，主要功能有： 1、 查询显示每台文件柜下位机状态： 工作状态：下位机运行是否工作正常，如果出现故障则显示故障原因； 运行状态：所有文件柜的当前停层。 2、对下位机实施面板锁定和解锁； 3、控制文件柜运行到指定层； （二）档案管理功能 1、档案信息录入： 所有管理的档案通过接收录入。对档案的接收部分具有新增、修改、删除、打印等功能。 2、档案统计： 对所管档案在某个时间段的状态进行统计。 3、档案查询： 对所管理的档案提供多种方式的检索查询。尤其是直接模糊查询，方便快速。 4、档案借阅： 对档案柜现存档案进行借阅登记，对借阅人、承办人、借阅时间进行登记。 5、档案归还： 借出的档案进行归还登记，记录归还人、承办人、归还时间。 6、借阅记录管理： 对借阅的档案记录进行检索、修改部分内容、删除不需保存的记录。 7、数据库管理： 本软件提供数据库的备份、恢复，数据导入导出以及数据库压缩等功能。 8、报表打印： 所有档案条目、借阅归还情况，发送档案情况等，都可以以报表形式打印输出。 （三）安全： 本软件实施分级管理制度，对所有操作人员进行分级，赋予不同权限，执行不同操作，每个操作员都有自己的密码。所有操作都记录在案备查。 三、运行环境 1、硬件： Intel PII 233 以上PC机，内存大于64 MB，剩余空间大于200MB，显示器支持1024×768，16位高彩，配有光驱，RS-232串口等，输出报表需打印机。 2、软件： Windows 98/Me/2000/XP 等操作系统。 四、界面简介 1、主界面： 程序界面分为5个区：菜单栏、工具栏、状态栏、文件柜区、文件柜层区。 2、菜单栏：所有功能通过该栏中的选项菜单操作； 3、工具栏：具有同菜单栏完全对应的功能，可以直接选择操作； 4、状态栏：显示目前工作信息，包括上位机向下位机正在发送的数据功能和发送方向，下位机回答上位机的内容和来向，当前软件使用单位，登陆的用户名称、制造商信息等。 5、文件柜区：该区被信息按钮覆盖，每一个信息钮代表一个文件柜，包含一个图标、柜号和该柜存放的档案总数。它有三种状态：活动、非活动和焦点。当鼠标移动到该柜上，立刻处于焦点状态，当点击柜按钮时，转变为活动状态，原活动状态的柜按钮变为非活动，每一时刻只有一个柜按钮处于活动状态（互锁）。 6、 文件柜层区：该区被表示文件柜层的信息按钮覆盖，每一个信息钮代表左边活动柜的各层，它包含一个图标、柜号、层号和该层存放的档案总数。它也有三种状态，活动状态表示当前显示柜的当前停层。当鼠标右键点击层按钮时，将出现存放该层所有档案列表。 五、操作方法 （一）档案录入 主要功能：完成档案的录入。 1. 录入档案：单击【数据维护】，选择档案相对应的栏目进行录入，单击【新增】，在各编辑框和组合框中填入相应内容,(注:带*号必填)填写完毕后,单击(保存),即完成一份档案的录入。 2、 连续录入：先选上连续录入选项框，再录入档案，这样可不必每次录入一份档案单击一次【新增】，录入完成后单击【结束】。 3、 更新录入档案资料：单击下方列表框中的一条记录，其所有内容将显示在上方各编辑框和组合框内，修改相应内容，单击【更新】。 4、 删除录入档案资料：单击下方列表框中的一条记录，单击【删除】。 5、 打印：单击【打印】，进入打印程序。 （二）档案统计 统计内容反映列表中档案实际状态以及所发生的动态,点击时间组合框可以修改统计的时间段。 （三）档案查询 档案查询分直接查询和组合条件查询，直接查询是具有模糊功能的查询，在右上角的编辑框中输入查询条件（可以不完整），下方列表即显示符合条件的记录；组合条件查询是在上中部的选项中修上有效条件，并填入查询条件，单击【查找】，获得符合条件的记录。各条件是“与”的关系。 （四）档案借阅、借阅登记 档案借阅对话框分为查询和借阅两部分，通过在左上编辑框填入查询条件，左下列出待借阅档案记录。 操作方法： 1）查询待借阅记录； 2）选择查询结果中的记录，单击【选择】，进