05.记录管理规定05.记录管理规定.pdfVIP

记录管控规定 编号：CRWY-QEHS-CDDQ-管控 规定-05 版号：A/0 页码：共 8页 错误！未定义书签。 华润置地成都物业总公司 记录管控规定 编 制： 日 期： 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 记录管控规定 编号：CRWY-QEHS-CDDQ-管控 规定-05 版号：A/0 页码：共 8页 错误！未定义书签。 1.0 目的 为了对与质量、环境、职业健康及安全生产管理体系运行有关的记录的标识、贮存、保 护、借阅、检索、保留和处置进行管理，确保记录具有可追溯性，并能有效证实运行符合质 量、环境、职业健康及安全生产管理体系要求。 2.0 适用范围 本管控规定适用于成都物业总公司及各城市物业分公司质量、环境、职业健康及安全生 产管理体系运行有关的所有记录的管理。 3.0职责 部门 职责 成都物业总公 司 1) 负责组织编制本规定； 2) 对成都物业总公司记录进行保存和管理； 3) 对管理范围内的记录管理进行监督和指导。 城市物业分公 司/片区 1) 负责对城市物业分公司/片区级记录进行保存和管理； 2) 负责对本公司/片区各部门记录的监督和指导。 各部门、物业 服务中心 负责按照本规定填写记录，对本部门的记录进行存档管理。 4.0方法与过程控制 4.1记录的定义 记录是阐明所取得的结果或提供所从事活动的证据的文件，包括外报文件、内部文件和 质量、环境、职业健康及安全生产管理记录。 外报文件：主要包括对外单位发（复）函，上报政府机关、大区、总部等上级部门文书、 报告、报表，对客户、员工及供应商发文等。 内部文件：主要包括合同、协议、通知通报、方案、报告、请示、会议纪要（指经汇总 整理后以文件方式发布的纪要）、计划、规划、总结、工作联系函等。 质量、环境、职业健康及安全生产管理记录（下文简称“管理记录”）：各级单位在质量、 环境、职业健康及安全管理过程中使用体系记录表格对工作内容进行记录的所有记录。 4.2记录的填写 记录管控规定 编号：CRWY-QEHS-CDDQ-管控 规定-05 版号：A/0 页码：共 8页 错误！未定义书签。 4.2.1记录的格式要求 在建立质量、环境、职业健康及安全生产管理体系文件的同时，编制相应的记录表单和 模板，大区级和各城市物业分公司的各类模板、记录表单的编制、评审、修订、批准和发布 权限按照《文件管控规定》执行，记录的编码、格式按照《文件和记录编写作业指引》要求 执行，保持大区内各类记录的统一性和规范性，易于识别和追溯。 4.2.2管理记录的填写 4.2.2.1记录的填写具体参见记录表单模板。各级人员应按照体系文件要求及时、规范的填写 记录，记录在填写时应保证所填写内容的及时性、真实性和完整性，填写时应保持字迹清晰， 不得随意涂改，如因某种原因不能或无需填写的项目，应在本栏用斜杠(即“/”)划去。 4.2.2.2 如因笔误或计算错误确实要修改原始数据的，应采用单杠划去原始数据，在其上方写 上更改数据后，应在该处加盖更改人的印鉴或签名及日期。 4.3记录的归档管理 4.3.1 档案室设置及管理要求 4.3.1.1各城市物业分公司、各职能部室、物业服务中心均应设置专门的档案管理室（区），10 万㎡ 以上小区原则上有独立档案室，可根据项目实际情况进行分割管理或集中管理，10万 ㎡以下小区、城市物业分公司、各职能部室至少应配置专门的档案管理区。 4.3.1.2档案室（区）内应设置专门档案柜，用于存放档案，档案柜应统一编号并形成《柜号 清单》存放于档案室内。 4.3.1.3各城市物业分公司行政归口管理部门负责统筹整个公司的档案管理工作，各职能部室、 物业服务中心应设专人对所属项目的档案及档案室进行管理。 4.3.1.4档案室的钥匙应有备份及编号，常用钥匙由档案管理员使用及保管，备用钥匙由行政 管理部门统一保管，须封印，并按照档案借阅流程经借用部门负责人及钥匙管理部门负责人 审批同意后方可借用。 4.3.1.5 成都物业总公司将统一制定《档案室管理制度》，各城市物业分公司应确保独立档案 室的制度上墙，档案管理区可不用制度上墙，但对于制度内适用条款仍应参照执行。 4.3.1.6各档案室应切实做好防火、防盗、防虫、防尘、防鼠、防潮、防晒等安全防护措施， 维护档案的完整与安全，包括但不限以下几点要求： 1) 档案室内应按照每 50㎡至少配置 2具 2kg干粉或二氧化碳灭火器的标准配置足够的 灭火器，并按消防安全管理要求定期检查和维护，确保随时有效； 记录管控规定 编号：CRWY-QEHS-CDDQ-管控 规定-05 版号：A/0 页码：共 8页 错误！未定义书签。 2) 档案室规范安装电源线路，严禁私拉乱接电源线、使用大功率电器等违规用电行