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文件管理制度 文件的种类 公司的文件可分为三类：一类是发出的文件，一类是收进的文件；一类是公司的内部文件，如会议文件，参阅文件等。 文件的传阅方式 建立传阅文件管理责任制 人事行政部经理分配好管理文件的传阅的文秘人员，指定各文秘 负责哪些文件的传阅。 掌握文件流向 负责传阅文件的文秘人员对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件的流向。 做好传阅文件的登记工作 对传阅文件实行登记。 及时催阅 为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，通过催阅，文秘人员也可了解到文件的下落及处理情况。 文件的借阅管理 文件的借阅指由于工作的需要，公司的领导人、其他工作人员或外单位人员需要借阅已处理完毕的某些文件。文秘人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事，确保文件借出后是有利于公司的，而不是危害公司的。涉及公司机密的机密性文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅。借阅者在借阅期间对文件负责 ，应该注意以下问题： 保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。 做好必威体育官网网址工作，不得翻印和复印，不得转借他人，绝 密级文件在指定地点阅读。 制定文件的借阅制度，着重要抓好三个环节的工作： 审批 本公司的工作人员和借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，而由秘书人员掌握，但如借阅机密性文件，且其在阅读范围之外，得经领导批准。外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，介绍信写用文件号、借阅姓名、政治面貌、职务、借阅时间、借阅目的等。外单位借阅一般都得领导审批。 登记 登记是最基本的文件借阅手续，也是借阅制度的重要内容，借阅文件必须履行登记手续。借阅时、文秘人员和借阅人当面查清文件类别、份数，并对归还时间、阅读范围等作各项交代，然后在文件借阅薄上登记签字。文件退还时，根据借阅登记薄检查、核对、无误后予以销帐。 催退 对借阅的文件在限定的时间内还未归还者，应及时催退，以防文件散失或影响他人借阅。根据实际情况，催退可采用电催，面催或函催。 文件的翻印管理 为了加强对文件的管理，公司应制订出文件的翻印管理制度。翻印时严格执行报告批准制度以防文件翻印混乱，造成机密的泄露。对翻印文件的管理主要是以下几个方面： 须经文件制发单位批准。经批准翻印文件时，要注明翻印机关的名称、翻印时间及份数，并向原发机关备案。上级单位翻印下属单位的文件可不受此限。 复制秘密文件，须按规定履行批准手续，并建立严格的审批、登记、管理制度。复制的文件要有复制单位的标志，并按原本文件进行管理。 汇编文件，须经文件制发单位批准或授权，文件汇编本应按照其中文件最高密级管理和利用。 需要公开发表的文件，应按规定履行审查批准手续。报刊上公开发表的文件，同内部印发的文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。凡经公开发表的文件，制发单位按正式文件格式印发少量份数，以存档备用，而不再印发。 文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责。文件的保管要有利于查找和利用，应做好分类保管工作。 对存放文件进行分类 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件等类别分类。对分好类的文件按收文顺序排列。 在保存文件的文件盒或文件袋内放入文件目录，以利查找。 本单位发文的存档件和余存件分别存放，文件发出后，将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，文件袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。年底销毁文件时，按表校对，并注明销毁时间和监销者。 文件的清退 对按规定应退回的文件，秘书部门应及时收回，清点和校对。做好文件的清退工作，可以防止文件的丢失，加快文件的运转速度。文件清退，一是要求及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是完整，清退的文件不能有丢失或缺损。 建立严格的文件清退制度，需要着重在以下几个方面做到： 划定清退文件的范围。 加盖清退戳记。 制发《文件清退通知单》。 制定《会议文件通知单》。 文件的销毁 公司每年必须清缴一次文件。凡属绝密机密文件，应清退给直接发文部门；凡是有查考和保存价值的文件材料，按规定整理立卷；其他的文件则应按规定予以销毁。应该销毁的文件包括：上级下发的文件，不需要归档立卷的或需要归档立卷的重份文件；本机关制发的归档立卷后的余份；下级抄报的无存档价值的文件、材料，无归档立卷价值的内部刊物，资料；上级机关指定需销毁的文件。 销毁文件的程序： 清点 清点是在公司文书立卷清理工作结束后，把证明需要销毁的文件按文件帐逐份校对点清的工作。一般需要在收发文登记薄上加盖“销毁”印戳。 登记 对销毁文件必须填写《销文登记表》登记项目包括发文单位、发文号、时