第3章刷新数据透视表数据讲述.ppt

Excel数据透视表入门与实战 清华大学出版社 第三章 刷新数据透视表数据 本章要点 ★通过快捷菜单命令更新 ★通过功能按钮更新 ★打开文件时自动刷新 ★刷新外部数据透视表 ★庞大数据刷新忙 ★删除数据项依旧存在 学习目标 数据透视表用来分析数据，但由于我们的数据源可能发生变化，为了保证数据分析的准确性和及时性，必须保证数据透视表中的数据为必威体育精装版数据，也就是与数据源保持一致。在本章中我们将会具体介绍刷新或更新数据透视表的数据源的方法。 3.1 手动刷新数据透视表 默认情况下，数据透视表中的数据不会因为数据源的变化而自动变化，这时，需要用户手动进行刷新，让数据透视表与数据源保持一致。下面分别介绍手动刷新的方法和途径。 3.1.1 通过快捷菜单命令更新 数据源一旦发生变化，为了保证数据透视表数据分析的准确性和有效性，需要进行数据更新。 下面我们通过快捷菜单命令刷新数据透视表为例，具体操作如下。 3.1.1 通过快捷菜单命令更新 3.1.2 通过功能按钮更新 除了使用快捷菜单命令进行手动刷新数据透视表数据外，我们还可以通过功能按钮来轻松实现，下面分别进行介绍。 3.1.2 通过功能按钮更新 3.2 自动刷新数据透视表 手动刷新主要是在知道数据源发生更改的情况下对数据透视表的数据进行更新，若是不知道数据源是否更新或什么时间更新，可能会因为更新不及时而影响数据分析，这时，我们可让系统进行自动刷新。 3.2.1 打开文件时自动刷新 在不知道他人是否已对数据源进行更改并保存的情况下，我们可设置在打开的工作簿时，就对数据源进行自动更新，这样来保证数据分析的及时性和准确性。 下面我们通过设置“工资发放明细1”工作簿中的数据透视表为例，具体操作如下。 3.2.1 打开文件时自动刷新 3.2.1 打开文件时自动刷新 3.2.2 刷新外部数据透视表 无论是链接外部数据或是导入外部数据，我们都可以让其自动刷新，以保证和数据源保持完全一致。 下面我们通过设置“员工学历分析”工作簿透视表的外部链接数据每隔50分钟进行后台刷新为例，具体操作如下。 3.2.2 刷新外部数据透视表 3.3 刷新数据透视表需留意的事项 我们在刷新数据透视表数据时，必须留意庞大数据的更新和已删除一些数据项的更新，下面分别介绍。 3.3.1 庞大数据刷新忙 对于具有成千上万条数据源的数据透视表，我们在刷新时，可能会出现卡顿的现象，这时不仅要求我们进行等待，不能进行其他操作，遇到这种情况时，可以将刷新的频率设低或将间隔时间设长。 3.3.2 已删除数据项依旧存在 一些数据透视表在刷新后，对于数据源中已删除的数据选项仍然存在，就明显与数据源不匹配，这时，需要我们进行简单的设置来避免，具体操作如下。 3.3.2 已删除数据项依旧存在 3.4 刷新数据时保持数据列宽不变 在默认情况下，Excel数据透视表进行刷新后列宽会发生变化，这使原有的布局设置发生了改变，如图3-16所示。这时，我们可以通过固定列宽的设置来轻松解决，具体操作如下。 3.4 刷新数据时保持数据列宽不变 3.4 刷新数据时保持数据列宽不变 3.4 刷新数据时保持数据列宽不变 3.4 刷新数据时保持数据列宽不变