第2章企业档案数据处理讲述.pptx

第2章 企业档案数据处理 2 6课时 本章主要内容： 排序：自动排序、自定义排序 筛选：自动筛选、高级筛选 数据透视表、透视图 交互式分类汇总、对汇总结果作图 打印设置与分页预览 修饰打印输出的表格 函数：COUNTIF，SUMIF，数据库函数，VLOOKUP，FREQUENCY 企业档案数据处理 3 2.1 排序 排序原则 数值型排序：按数值的大小排序 字母排序：不区分大小写(默认)、区分大小写 汉字排序 汉语拼音(默认)（汉字字典中出现的顺序） 汉字笔划（笔划的多少） 自定义序列（根据需要自定义排序的先后顺序） 多字段排序技巧、自定义排序 方法1:活动单元格所在列排序 功能区“开始”选项卡→“排序和筛选”→升序/降序 多字段排序技巧：先排级别低的字段,后排级别高的字段 方法2：自定义排序 功能区“开始”选项卡→“排序和筛选”→自定义排序 选择：主关键字、次关键字、第三关键字 特殊排序：自定义序列排序、笔画等 4 自定义排序 5 2.2 筛选与高级筛选 操作：功能区“数据”选项卡→“排序和筛选”区→筛选／高级筛选 筛选功能： 自动筛选 设置“自动筛选”（字段名下有下拉菜单） 按字段名下拉菜单操作：升序、降序、数字/文本筛选（重点）等 高级筛选 可以在条件区域设置复杂的条件进行筛选 6 自动筛选 7 高级筛选 高级筛选（三个区域） 数据清单区 条件区：由字段名行和条件行组成 条件在同行是“与”关系；条件在不同行是“或”关系 条件公式（难点）：进行逻辑判断的公式 字段标题必须留空 结果区 8 高级筛选（续） 9 2.3 数据透视表和透视图 功能强大 交互式的综合数据分析工具 快速直观的分类汇总数据 分类统计（求和、平均值、最大值、最小值、方差等） 有机结合了“排序”、“筛选”、“分类汇总”功能的优点，灵活调整分类汇总方式 建立数据透视图 10 创建数据透视表 操作：功能区“插入”选项卡→数据透视表 11 透视表布局 根据需要拖动字段名进入4个区域： 报表筛选（页区域） 行标签（行区域） 列标签（列区域） 数值（数据区域） 数值（数据区域）：数值型默认求和，字符型默认计数 12 透视表布局 13 透视表基本操作 透视表修整 统计方式、调整行/列标签、分类项顺序； 单元格格式设置：批量修改时→启用选定标志 删除不必要的字段/数据项 筛选或排序 字段设置：更改汇总方式、显示方式、更改字段名称等 组合、添加计算项 更新透视表、复制或移动透视表 数据透视图：根据透视表作图 14 数据透视表工具 15 2.4 打印设置与分页预览 页面设置：功能区“页面布局”选项卡→“页面设置”区→“打印标题” 功能：页面、页边距、页眉/页脚、工作表；打印预览、打印 工作表设置技巧 每页打印行标题：如 $1:$1 每页打印列标题：如 $A:$A 打印部分区域设置 分页预览：移动/添加/删除“分页符” 设置分页预览：功能区“视图” →分页预览 取消分页预览：功能区“视图” →普通 16 页面设置 17 2.5 函数 1.条件计数 COUNTIF(条件区域,统计条件) 功能：统计“条件区域”中满足“统计条件”的单元格的个数。 说明 统计条件可以使用引用、字符串表达式，同时支持通配符（?和*)的统计 例：年龄小于等于40的记录个数 COUNTIF(E3:E22,=40) 18 2. 条件求和 SUMIF(条件区域，统计条件，求和区域) 功能： 依据“统计条件”，在“条件区域”做判断；求满足统计条件的相对应的“求和区域”单元格数据的累加和。 说明 如果省略“求和区域” ，则对“条件区域”求和。 统计条件可以使用引用、字符串表达式，同时支持通配符（?和*)的统计 举例1：求学历是“博士”的工资总和 SUMIF(F3:F22,博士,I3:I22) 举例2：求年龄大于40的工资总和 SUMIF(E3:E22,40,I3:I22) 19 3. 数据库函数 20 （1）DSUM(数据清单, Field,条件区) （2）DAVERAGE(数据清单, Field, 条件区) （3）DMAX(数据清单, Field ,条件区) （4）DMIN(数据清单, Field,条件区) （5）DCOUNT(数据清单, Field,条件区) （6）DCOUNTA(数据清单e, Field,条件区) 带条件的统计 数据库函数的格式及使用说明 格式 函数名(数据清单,Field,条件区) 说明 数据清单：整个数据清单区或数据清单区的一部分（包含Field字段和条件涉及的字段） Field:需要统计的“列”，可以用以下任意一种方式表示要统计的列。 字段名地址 字段名（带双引号） 数据清单的列编号（从左到右编号：1，2，…） 条件区:与高级筛选的条件区域完全相同 21 数据库函数 （1）统计