excel-ch13列印材料.ppt

第13章 列印設定 13-1 列印步驟設定 列印三步曲就是： (1) 選取要列印的工作表或要列印的儲存格範圍或圖表(預設是選取第一個工作表哦)。 (2) 執行[檔案/列印]開啟[列印]交談窗設定，或按一般工具列上的[列印]鈕，依之前[列印]交談窗的設定值直接列印出去。 (3) 開啟[列印]交談窗，設定哪一台印表機，頁數範圍，列印內容，份數等，按[確定]鈕就可印出來了。 列印步驟設定-選擇印表機 選擇哪一台印表機：在[印表機/名稱]的下拉式清單中選擇一台印表機。 每種印表機都有它自己的的驅動程式，按[印表機/名稱]右邊[內容]的按鈕，即可開啟驅動程式內容的交談窗，因為每一種印表機功能不一，驅動程式自然不同，而且驅動程式通常也只提供一般的列印選項，對特殊軟體，如Excel儲存格進一步的列印選項是不會提供的，所以通常我們也不在這裡設定，也不用去學每一種印表機驅動程式的設定，因為Office家族提供的版面設定及列印功能，會幫我們與驅動程式交談，所以我們只要學會在Office中一致的版面設定或列印設定就可以了。圖為EPSON Stylus Photo 870驅動程式的內容： 列印步驟設定-頁數範圍 頁數範圍：如果要列印的內容超過1頁，例如100頁，那我們就可以挑頁列印，[頁數]從2到 5表示印第2、3、4、5頁，依此類推，只印第3頁，就是[頁數]從3到3了。 列印步驟設定-列印內容 列印內容：因為一個活頁簿檔案可包含很多工作表，而一個工作表又包含256*65536個儲存格，所以想印多印少，自己決定哦！預設就是作用中被選取的那一整張工作表。 列印步驟設定-列印份數 列印份數：如果要將報表分發到很多單位，一次可列印很多份，每份超過一頁的還可自動分頁，省得印出來後還要人來手工分頁！ 13-2 預覽列印與分頁預覽 怕浪費太多紙，怕直接印出來沒信心，沒關係，先用預覽偷瞄一下，滿意了再付諸行動！可按一般工具列上的[預覽列印]鈕，或執行[檔案/預覽列印]都可以，甚至已經如上節一樣，已到了[列印]交談窗，按[確定]鈕之前，還可懸崖勒馬，按[預覽]鈕。 “預覽”幾乎就是列印出來的樣子，應該是”所見及所得”的，如果不是這樣，那通常是印表機的驅動程式有bug了，彩色印表機預覽是彩色的，而單色的印表機預覽出來就是黑白的！ 預覽列印 Step1：選取錄影帶租借記錄工作表，預覽一下，如下，到了預覽的操作視窗，其中還有很多操作選項，我們一一來試試，對我們幫助不小哦！ Step2：超過一頁的，可以按下頁或上頁瀏覽，不能按了，就表示到最後一頁或第一頁了。 預覽列印-續 Step3：我們選取類別與客戶分析圖工作表，預覽看看，圖表也可以預覽哦。 Step4：按一下[縮放]鈕，會放大如下，再按一下，又會縮小恢復上圖的樣子。如果預覽看不清楚，可以這樣做。這並不會影響到列印結果的大小，如果真的要調整列印大小，必須透過下一節的版面設定。 預覽列印-續 Step5：按一下[邊界]按鈕，出現了很多條邊界指示線： 預覽列印-續 左邊邊界指示線表示左邊有1.9cm留白，才開始印資料。 而右邊邊界指示線表示資料只會印到這邊，會有1.9cm留白。 而上面二條水平線，第一條是頁首指示線，上面留白1.3cm才開始印頁首資料(頁首頁尾設定在下一節的版面設定中會詳細說明)。 第二條是上界指示線，上面留白2.5cm才開始印資料，所以頁首資料如果很多，超過2.5-1.3=1.2cm，是有可能蓋到資料區的，只要將頁首指示線拖曳往上或將上界指示線拖曳往下，就可改善了。 下面二條指示線依序為下界指示線與頁尾指示線，也是類似道理。這些指示線都可以被拖曳移動去設定上下左右邊界及頁首頁尾邊界，如果想要更精細的去設定到幾點幾公分，可參考[版面設定]交談窗中之邊界設定。 分頁預覽 Step6：在Step1及Step2中，我們已看到根據預設邊界設定，Excel已經幫我們做好自動分頁，但我們也可以自己人工分頁，執行[檢視/分頁預覽]。 Step7：從分頁預覽中，在H及I欄中間我們看到了自動垂直分頁線。 分頁預覽-續 Step8：假設我們想手動增加一條水平分頁線，首先選取任一列，這裡我們選取第41列，執行[插入/分頁]。 Step9：看到在41列上面多出了一條水平分頁線。 分頁預覽-續 Step10：同理，選取某欄後，執行[插入/分頁]也會新增一條垂直分頁線。 Step11：看到在E欄左邊多出了一條垂直分頁線，而原I欄左邊的自動分頁線不見了，因為此頁在設定的邊界中不滿一頁而自動取消。 分頁預覽-續 Step12：只要在水平分頁現下選取任一儲存格，執行[插入/移除分頁線]就可移除手動分頁線了。 Step13：也可以一次就同時產生水平及垂直兩條分頁線，選取E36儲存格，執行[插入/分頁] 。 分頁預覽-