第10章采购与付款循环审计讲义.ppt

第10章 采购与付款循环审计 10.1 采购与付款循环的特性 采购与付款循环中涉及的主要财务报表账户： 资产负债表账户 主要业务活动及对应的凭证和账户 请购单 订购单 验收单 付款凭证/应付账款明细表 支票等 供应商发票 付款凭单 卖方对账单等 结算单据 及其相关账簿 具体业务活动 （1）请购商品和劳务 仓库或其他部门：请购单 一般由仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门（如生产部门、维修部门）也可以对所需要的未列入存货清单的项目编制请购单。 大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请。 对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。 由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。 （2）编制订购单、签定采购合同 采购部门：订购单、采购合同 采购部门只对经过授权的请购单发出订购单，签定采购合同。确定最佳的供应来源，对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。 订购单一式多联，分别送交供应商、验收部门、应付凭单部门及编制请购单的部门。 （3）验收商品 验收部门：验收单或验收报告 验收部门将所收商品与订购单对比，并盘点商品，然后编制一式多联的验收单，送交仓库和应付凭单部门。 验收部门将所收商品送交仓库时，应取得收据，或要求仓库在验收单副联上签字，以明确责任。 （4）储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。 存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。 （5）编制付款凭单 凭证：付款凭单 应付凭单部门要审核供应商发票与验收单、订购单是否一致，计算是否正确，审核无误后填制付款凭单。 由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。 经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，它是企业记录和支付负债的授权证明文件。 （6）确认与记录负债 凭证和记录：供应商发票、付款凭单、转账凭证、应付账款明细表。 会计部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。 负责独立检查的会计人员，应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。 　（7）付款 凭证：有支票等多种款项结算单据 以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括： ①独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。 ②应由被授权的财务部门人员负责签署支票。他应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。 ③支票一经签署就应在所附凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。 ④支票签署人不应签发无记名甚至空白支票。 ⑤应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票（限制接近）。 （8）记录现金、银行存款支出 凭证和记录：付款凭证、应付账款明细表、现金和银行存款日记账。 以记录银行存款支出为例，有关控制包括： 会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。 独立编制银行存款余额调节表。 10.2 控制测试和交易的实质性测试 10.2.1 采购交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序 采购与付款循环的内部控制措施可以分为以下五类 ： 1）职责分离 2）授权审批 3）凭证和记录 4）实物控制 5）独立核查 1）职责分离 请购与审批 询价与确定供应商 采购合同的订立与采购合同审批 采购与验收 采购、验收与相关会计记录 付款审批与付款执行 2）授权审批 未经授权审批的请购单不得生成订单进行采购。 已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。 对于重要的和技术性较强的采购业务，单位应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误。 未经授权的机构或人员不得办理采购与付款业务。 内部控制目标 关键的内部控制 常用的内部控制测试 所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符