第23.24课时项目四(档案的整理与保管)讲义.ppt

项目四 第二部分 档案的整理与保管 　 1.了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及库管理的有关内容。 2.理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗案的含义。 3.掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索引的编织方法等。 4.熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。 　　 5.会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的档案进行分类、编号和排列。 知识点一 档案的整理 正确的认识道路是这样的；吸取你的前辈所做的一切，然后再往前走。 一、档案整理工作的内容 二、档案整理工作的原则 （一）编制档案分类方案 1. 档案分类方案的作用 档案分类方案的作用体现在两个方面，见图8-4。 2. 编制档案分类方案的要求 编制分类方案时要特别注意的三点，见图8-5。 （二）全宗内档案的分类 （二）全宗内档案的分类 　 （2）组织机构（问题）分类法 组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。运用这种方法的优点，见图8-9。 图8-10 问题分类法的优点 　 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别。问题分类法的优点和需要注意的问题，见图8-10。 工作人员把文书档案分类 某市档案馆文书档案的第一级分类情况为； 综合类 组织人事类 业务类 （二）全宗内档案的分类 　 （3）保管期限分类法　 工作人员把文书档案分类保管期限分类法就是根据划定的同保管期对档案文件进行分类。这种方法，可将不同价值的文件从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施，为库房管理、档案移交馆和到期鉴定提供了便利条件。 （二）全宗内档案的分类 　　在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的，通常是选用几个级次，将几种分类法结合起来使用，这种划分方法就叫做复式分类法。按《规则》提出的年度、机构（问题）、保管期限三种分类方法，可以组合成七种方式分类法。 （二）全宗内档案的分类 知识点二　档案的排架与编目 一个人对于人生愈有经验，对工作就愈专心。只要做事专心一意，他定胜过能力虽强，但用心不专的人。 　　档案编号就是对已整理好的档案编写序号，档案排架就是把档案按一定的次序进行排列。 1. 归档文件的排列。归档文件的排列是指在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。归档文件的排列方法有，见图8-12。 2. 归档文件的编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章。 机关档案室在接收到文书部门移交的档案以后，在没有上架之前应按上述要求仔细检查装盒的文件排列是否合理，对不合要求的要进行调整。 全宗是指一个具有会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。全宗包括两项，见图8-13。 　 1. 案盒排列。案盒排列就是将各案盒按一定的顺序排放在一起，并将这种顺序固定下来。 　 计划生育内容的案盒可按1990年度-1991年-1992年度……依次排列。长期保管的案盒，可按上级-本级-同级-下级进行排列。人事档案等专门案卷一般按姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列。 2. 案盒编号。案盒编号就是给每个案盒编一个固定的代码，内容包括两项，见图8-14。 （二）编制案盒目录 　 档案经过分类、装盒、排列、以后，为固定案盒的位置，知晓每一案盒内的文件内容应该编制案盒目录。 1. 案盒目录的作用 案卷目录的作用体现在三个方面，见图8-15。 （二）编制案盒目录 2. 案盒目录的编制方法 案卷目录的编法有两种，见图8-16。 （二）编制案盒目录 三、编制档号 　　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，对档案的编号，也就是全宗号、案盒目录号、案盒号、盒内文件所在页号或件号的合称，常简称为全宗号、目录号、盒号、页号或件号档号是档案实体最基本的秩序号，是档案整理成果的一种客观记录，反映了分类与排列的次序。 三、编制档号 档号由四部分组成，见图8-18。 档号的编写要求，见图8-19。 　　我的事业诞生于简单而纯正的经验之中。这种经验是真正的老师。 一、档案保管的重要性 　　 档案的保管的两个基本任务和意义， 见图8-20。 一、档案保管的重要性 　 档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备，主要有以下几种； 　 （一）档