某建筑公司档案管理规程p.docVIP

某建筑公司档案管理规程 为加强公司的档案管理、提高工作效率，特制定本规程。 一、档案分类及归档范围 公司档案分为行政档案、工程档案和财务档案三大类分别归口管理。 1．行政档案范围：政府文件、公司文件、计划总结、合同协议、来往信函、法律诉讼、人事档案等资料。详见行政档案分类办法（附件一）。 2．工程档案范围：建设项目前期文件、设计文件、施工文件、设备材料、试验记录、竣工文件等资料。详见工程档案分类办法（附件二）。 3．财务档案范围：会计凭证、账薄、报表、统计、审计资料、劳动工资等。 二、档案管理责任 行政类档案由办公室负责管理；工程建设项目规划设计、施工、竣工验收、决算等技术文件由总师室负责管理，前期立项、规划、土地、七源以及销售等文件由办公室负责管理；财务类档案由财务部负责管理。 档案管理须专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级资料保证安全。 三、档案的收集 1．为了保证档案的全面性，各部门报批文件必须经办公室上报总经理，经总经理审阅、批示后，办公室先办理归档手续，再交有关部门执行。原则上禁止越过办公室直接报总经理批示，如遇紧急情况，事后到办公室补办归档手续。 2．所有加盖公章、合同章、人名章的文件，由办公室存档，与财务有关系的文件，财务另行存档。 3．所有加盖工程章的文件由总师室存档，在建工程的预算、结算、材料、设备等文件资料由经管部保管，待项目竣工验收后按分类办法进行分类，一并移交总师室。 4．在建工程由项目部保管的文件、资料待工程验收后，项目部按分类方法进行分类，分别移交办公室和总师室。 5．档案管理责任部门有权力向各部门查阅、收集相关文件，各部门有责任配合档案管理责任部门的档案收集工作。 6．各部门日常工作中对微机里的电子文档每月至少集中整理一次，每年十二月份下旬办公室集中拷贝，刻录光盘存档。 7．各部门每月工作总结要把资料归档作为一项内容汇报。 四、档案的借阅 1．档案主要供本公司使用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并上报总经理，经批准后，方可限期借阅。 2．档案借阅人要填写《借阅登记卡》并签字。 3．档案借阅者应负责档案的完整和安全，不得擅自拆散调换、拍取、污损、加注标点。 4．借阅档案一律借阅复印件。借用原件资料需离开公司办事者，需到办公室办理借用呈批件，报总经理审批后，到相关责任管理部门办理借用手续。 5．借用原件（存档只一份）资料永不交回公司的，由经办单位必须留用的，需总经理签字同意方可办理。 五、本管理规程由办公室负责解释，经总经理批准后实施。 附件一：行政档案分类办法 附件二：工程档案分类办法 附件一 行政档案分类办法 类别 序号 文件材料名称 保存 期限 政 府 政 策 类 1 与土地使用权相关的政策 长期 2 与城市规划、工程设计等有关的政策 长期 3 与房地产开发、旧城改造、拆迁等有关的政策 长期 4 财税、统计及各种行政收费类政策 长期 5 水、电及三线两气等配套类政策 长期 6 施工及工程质量管理类政策 长期 7 与物业管理有关的政策 长期 公 司 内 部 文 件 类 1 重组协议、公司章程等重大决策类文件 永久 2 项目开发意向、合作意向、项目考察类文件 永久 3 与银行、资金有关的文件 永久 4 报政府的申请、报告，及政府的批复 永久 5 公司内部申请报告及批复 永久 6 公司内部规章制度决议等文件 长期 7 公司的年检资料及报审年检的相关劳动合同等 长期 8 物业公司产生的文件 长期 9 公司对房屋销售所制定的政策类文件 长期 10 公司领导讲话、发言稿 永久 办 公 日 常 工 作 1 当年发生的会议纪要类文件 长期 2 当年发生的计划总结类文件 短期 3 当年发生的部门会议纪要 短期 4 当年的考勤纪录原始凭证 短期 5 出车总结 短期 证 书 类 1 土地证、房产证 长期 2 办公用品说明书 长期 3 荣誉牌匾、达标证书 长期 合 同 协 议 类 1 广告发布、代理类 长期 2 就餐、消费签单、挂帐类 短期 3 汽车加油、维修类 短期 4 网络通讯类 短期 5 租赁承包类 长期 6 聘请法律顾问 长期 7 综合类 长期 来 往 信 函 类 1 与项目一有关的信函 长期 2 与项目二有关的信函 长期 3 与项目三有关的信函 长期 4 某项事件的信函汇总 长期 5 其他 长期 法 律 诉 讼 类 1 与项目一有关的法律纠纷类文件 永久 2 与项目二有关的法律纠纷类文件 永久 3 与某人有关的法律纠纷文件汇总 永久 4 与某事件有关的法律纠纷文件汇总 永久 人 事 资