专业外包单位的管理办法讲述.docVIP

 专业外包管理办法 总则 第一条 为规范公司物业服务活动，维护公司合法权益和社会公共利益，杜绝违规服务活动的发生，提高公司资金使用效益，根据上海市及青浦区《年度政府采购集中采购目录和采购限额标准》及其他法律法规的规定，结合《上海淀山湖新城发展有限公司招投标管理制度》及公司各项规章制度，特制定本办法。 第二条 本办法所称专业外包，是指公司日常服务过程中需要采取专业服务类的项目外包（主要包括：公共秩序服务、保洁服务、绿化养护、电梯维保、弱电系统维护、消防系统保养、给排水系统保养专业外包项目等）。 第三条 本办法适用范围:公司及各项目管理处。 第二章 组织机构及职责 第四条 公司成立专业外包项目工作领导小组（以下简称领导小组），组长由总经理担任，副组长由副总经理、副书记担任，成员由办公室、财务部、市场拓展部、物业管理部、项目管理处相关负责人组成。领导小组下设不同类别的外包单位工作小组。领导小组的职责是： （一）负责制定公司各项专业外包工作的政策、规定； （二）负责确定专业外包招标方式、招标公告，审定招标文件； （三）选择采取资料审核、现场考察、分项评分、逐级审核、评估会议等方式对专业外包单位进行评估； （四）审定年度内部评标专业人员名单； （五）监督和检查各工作小组依照本办法组织专业外包工作的情况； （六）负责批准选择的合格专业外包的最终采购。 第五条 公司办公室和财务部成立专业外包监督工作小组,主要职责： （一）负责对专业外包单位的付款方式及合同约定支付价格进行财务审核监控； （二）负责对专业外包招投标活动全过程进行监督，定期或不定期抽查公司招标过程的合法性； （三）负责对专业外包单位服务质量评估管理的监督工作，并对监督事项作出决定。 第六条 公司市场拓展部成立专业外包招标工作小组，主要职责： （一）负责专业外包单位的招标管理工作，及时掌握国家、地方相关法律、法规的有关规定； （二）组织对专业外包单位的招标及评标工作并处理招标工作中的解释工作； （三）定期收集招标需求，组织招标信息的预审并起草招标文件； （四）负责招标项目合同的草拟、签订与履行； （五）负责招标项目有关材料的记录与文档管理。 第七条 公司物业管理部和项目管理处成立专业外包质量监控工作小组，主要职责： （一）负责对专业外包单位的消息收集、专业外包单位的考察及推荐； (二) 负责专业外包单位服务质量记录的监督、检查、评价； （三）组织服务质量数据分析及服务质量改进措施的研究与实施工作； （四）负责服务质量运作的监督、检查和控制，组织处理与服务质量有关的投诉问题； （五）及时收集、整理有关提高服务质量方面的建议和信息，并及时向领导小组汇报。 第三章 招标流程及办法 第八条 业务外包招标工作可根据招标项目具体要求，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价议标等方式。招标方式及招标资格要求由公司领导小组审定。 第九条 预算金额20万元（不含20万元）以下的各类专业外包，由公司采取直接委托的方式确定外包单位。 第十条 预算金额20-50万元（含20万元）的各类专业外包采用邀请招标或竞争性谈判。公司根据招标内容及要求，确定招标控制价，报总公司内部审批。总公司确认招标控制价后,公司向相关单位发出投标邀请。邀请单位不得少于3家并不大于7家。对于邀请的投标单位,要重点考虑其当前和过去的财务状况、近期承接同类项目的管理水平、管理经验、资质等级、在本地区或同行业的信誉度、对招标项目的综合承担能力等，并对现有客户进行实地考察暗访调查50万元（含50万元）以上的各类专业外包，适用《中华人民共和国政府采购法》及其相关规定,采用公开招标. 招标预算经招标工作领导小组核准后，报总公司完成内部签报，并由总公司行政部报区政府采购办公室审核明确采购方式，即：集中采购还是分散采购。若采用集中采购的方式，则由区财政局政府采购中心负责实施招标流程。若采用分散采购的方式，则由公司按照招标采购流程实施，具体流程： 选择招标代理公司（亦可自行组织）→制定招标文件→专家认证→在公开平台发布招标公告→接受投标单位报名→资格预审→领取招标文件→开标、评标→发放中标通知书→签订承包合同→财政局备案。 第十二条 选择专业外包单位除了按照规定的程序和权限做出选择外，也要综合考虑公司内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择外包单位过程中出现受贿和舞弊行为。 第四章 后续管理 第十三条 对要外包的各项业务，必须与外包单位签订承包合同。承包合同应明确双方的权利与义务、承包的范围、工作内容、质量标准要求、应负的责任及有无特殊要求等事项。 第十四条 承