EXCEL数据库的管理.docVIP

活动7 EXCEL数据库管理 任务 在熟悉建立EXCEL数据库和对记录进行基本操作的基础上，初步了解EXCEL的数据库管理功能，掌握如何对记录进行插入、删除、修改、排序、筛选等，体验EXCEL在数据管理功能上的方便与快捷。 试 建立如图7-1所示的数据库，并对该数据库进行如下几个操作。 图7-1 提示：选定一行，依次输入字段名，从字段名下一行起依次输入各条记录的值，如图7-1中A2:F12这个区域就是一个数据库，且数据库区域下方最好没有其他数据，否则会带来操作不便。 按如下要求对图7-1中数据库进行操作： 图7-2 查找学号记录，并删除。 提示：选定数据库区域中任意单元格， “记录单” “条件”，打开记录单的条件对话框如图7-2所示，在学号栏输入，按“下一条”或“上一条”找到记录后单击“删除”按钮删除记录。 在最后一条记录后增加一条记录，对应字段值分别为，“李利”，“女”，“5”，“3”，“2”。 提示：先单击“新建”按钮打开类似图7-2的新建对话框，输入所有字段值，再单击“新建”，否则不能将数据输入到工作表中。 将性别为男的记录筛选出来。 提示：选定数据库区任意单元格后， “数据” “筛选” “自动筛选”，工作表将变成图7-3所示。 图7-3 做 建立图7-4所示的名为“某公司在职人员情况表”的数据库，保存在d:/user目录下自己的文件夹下，文件名为“职工档案.xls”。 图7-4 对上题中建立的数据库做如下操作: 用“记录单”的查询功能查找所有姓李的职工。 提示：打开记录单的条件对话框，在姓名栏输入“李*”，单击“下一条”或“上一条”按钮。 用“记录单”的功能查找工资大于1500的所有职工。 提示：在记录单条件对话框的工资栏中输入“1500”，查找方法同上题。 删除编号为“zg0008”的职工记录，并插入一条记录，该记录的字段值分别为：“zg0020”、“刘柳”，“男”，“31”，“已婚”，“销售部”，“1250”，“2000”。 提示：在记录单对话框中找到编号为“zg0008”的记录并删除；单击新建后先输入所有字段然后再单击新建进行添加。 查询所有已婚的职工，要求在工作表中同时显示出来。 提示：可使用“数据”菜单的“筛选”功能，类似于图7-3所示进行操作，数据库区将只显示已婚的记录。 对数据库按工资从低到高进行排序，提示如图7-5。 图7-5 想 打开d:/user下自己的文件夹中文件名为“职工档案.xls”的数据库，做如下操作。 查找性别为男且工资大于1500的职工记录，方法如图7-6。 图7-6 利用记录单新建功能在第4条记录之前插入一条记录。 提示：先在第4条记录之前插入一行，然后选择第4条记录之前任意单元格后打开记录单对话框进行添加就可以了。 试在一个工作表sheet1中给自己建立一个通讯录，字段名栏如图7-7，以“通讯录.xls”为文件名保存在d:\user下自己的文件夹下，并做下面几个操作。 提示：字段名 “关系”表示人与人的关系，一般有：亲戚、朋友、同事、同学等。 图7-7 打印一张“关系”字段值为同学的通讯录。 提示：因为通过筛选后数据库区将只显示被筛选出来的记录，且在筛选状态进行打印，将只打印被显示的记录，所以可通过筛选功能实现打印要求。 若要打印的“关系”字段值为同学的通讯录要求按姓氏排序，该如何操作呢？ 提示：先进行筛选，选择数据库区任意单元格后打开排序对话框，如图7-8所示进行排序设置，单击“确定”后就可以连接打印机进行打印。 图7-8 若要增加一条记录，该如何添加呢？ 提示：添加方法一，在EXCEL工作表中直接添加，例如在数据库第二条记录前插入一行，然后输入相关字段值就可以了；方法二，利用“记录单”对话框中“新建”功能进行添加。 如何以最快的速度删除一条记录呢？ 提示：若通讯录中记录很少，可在工作表中直接删除记录；若记录很多，就利用“记录单”对话框的功能进行删除。 议 通过以上的操作，我们已熟悉了EXCEL的数据库功能，若要删除一条记录，我们有几种方法呢？这些方法有哪些优点呢？ 在数据库中插入一条记录的方法有几种，不同的方法插入记录时对数据库都有哪些要求呢？ 在排序过程中，为什么有时记录是随关键字（某个字段）整体排序，而有时只对某一列排序呢？我们应该如何操作才能正确排序呢？ 为什么我们建立EXCEL数据库时，中间不能有空的行与列呢？若数据库中有空行或空列，对记录的操作有无影响呢？如：用记录单的查询功能是否能正确查询到记录呢？ 该行为字段名栏，下一行开始都是记录，每一列为一个字段，图中共有6个字段。 单击“下一条”或“上一条”按钮查找记录。 单击向下的箭头，然