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对档案管理电子信息化的探讨与分析 　　摘 要：结合实际，针对档案管理电子信息化的技术措施进行了论述。 　　关键词：档案管理；电子信息化；措施；途径 　　1 档案管理电子信息化的优势分析 　　1.1 大幅提高了办公效率。档案管理电子信息化的最大优点是计算机的信息处理能力非常强，通过计算机软件对档案信息的处理，对文件资料的收集、统计、分类、存储和查阅等工作都变得非常方便、有序，避免了人力、财力、物力的过多浪费，提高了档案部门的工作效率；同时使二次文献信息的加工时间缩短，进而使得档案信息的时效性得以提高；档案管理电子信息电子化还能够实现一次投入、多次产出，其信息成果可以进行备份且允许任意的拷贝。 　　1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。 　　1.3 增加电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要。选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存u盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 　　1.4 提高了文件传递的速度和安全性。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。 　　2 档案电子信息化管理的归档要求 　　在电子文件的归档过程中，应注意登记电子文件的容量及形成时间，特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分，因为文件只要修改其存储容量、时间，则和原来的文件是不一致的，这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改，如果发现文件被修改，应及时寻找原因，防止类似情况再次发生，并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩，当发现文件被加密时，应及时和文件形成者取得联系，给予解密。对压缩的文件，由于压缩工具众多，一人一个方法，不利于档案的提供利用，建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上，这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。归档拷贝的份数，一般为二套，分别存放在不同的地方，如果某些电子档案利用率特别高，可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误，但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的，这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间，档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案，在经济能力允许的情况下，可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。 　　3 电子档案的保管和维护措施 　　电子档案的保存，首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境，一般是指脱机存储而言，因而要达到有关要求如归档光盘应直立排放，严防变形，不得擦洗、划刻、触摸盘片的裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中，有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中，防磁柜平时尽量少开启，防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境，不仅可以延缓载体的自身老化，而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，即使在良好环境下，也难免不发生信息丢失或读取错误的现象，这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致，所以对保存的电子档案，应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保