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学校档案管理  基本知识 授课教师--袁洪 一、基本概念 （一）学校档案 （二）归档文件 （三）归档文件整理 一、基本概念 （一）学校档案 高等学校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。 一、基本概念 （二）归档文件 归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。 一、基本概念 （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件的价值鉴定 （一）鉴定的原则和标准 （二）归档和不归档的范围 （三）保管期限 （一）鉴定的原则和标准 1、鉴定的原则 (１)保存从宽，销毁从严 （２）孤本从宽，复本从严 （３）本单位文件从宽，外单位文件从严 （4）年久的从宽，近期的从严 （一）鉴定的原则和标准 ２、鉴定的标准 (１)所存档案的完整性 (２)档案内容的可替代性 (３)各全宗之间的重复性 （二）归档和不归档的范围 １、归档的范围 （二）归档和不归档的范围 ２、不归档的范围 A、重份文件 B、无查考利用价值的事务性、临时性文件 （二）归档和不归档的范围 C、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外) D、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 （二）归档和不归档的范围 E、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信 F、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文介绍信等 （二）归档和不归档的范围 G、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料 H、为参考目的从各方面收集的文件材料 （三）保管期限 永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 时间：50年以上 （三）保管期限 长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为定期保管。 时间：16-50年 （三）保管期限 短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。 时间：15年 三、归档文件的整理 （一）重视平时积累 （二）归档文件的整理 （一）重视平时积累 1、严格登记 2、及时收集 3、严格检查 4、随办随归 5、妥善管理 （二）归档文件的整理 1、立卷分工 A、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。 （二）归档文件的整理 B、以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 （二）归档文件的整理 C、党委和学校召开的代表大会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。 （二）归档文件的整理 D、校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。 E、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办 （二）归档文件的整理 单位只保存复制本。 F、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。 G、重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。 （二）归档文件的整理 2、整理单位 以“件”为整理单位，进行文件级整理 （二）归档文件的整理 3、立卷要求 A、年度 先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度； 跨年度内请示与批复，归入批复年度； 跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告，归入文件内容 （二）归档文件的整理 针对的最后一个年度； 跨年度的会议及文件，一般可归入会议开幕的年度； 跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年 法规性文件归入公布或批准年度； 按学年处理的文件归入专门年度。 （二）归档文件的整理 B、组合 会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷 （二）归档文件的整理 人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合； 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件