质量环境体系文件管理培训.pptVIP

文件管理培训 主讲人：孙志强 孙志强老师简介 CCAA 质量体系审核员 高级咨询师 咨询辅导的企业: 神钢电子.宏全企业. 太阳电子. 滨川精密 .昆山宾馆. 彩德塑胶 .日东迈特科思 .安顺化纤.利腾电子.瀚洋电子.越峰电子等300余家企业. 专题辅导班 罗技电子.美西航空.骏马塑胶.形态同步.华阳电器等50余家企业. 公开班 内审员培训、量规仪校、抽样检验、QC七大手法、5S、TQM、SPC、APQP、PPAP、FMEA、MSA等，培训已达5000人 以上。 讲 课 提 纲 一．??什么是文件？ 二．??文件的重要性 三． 质量环境标准对文件的要求？ 四. 如何对文件进行控制？ 五. 文件控制实例 1.文件编写格式内容 2.编写文件的五忌 3.案例举例 ???????? 二 . 文件的重要性 文件在质量环境体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求 在质量环境标准条文中，均要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。 为什么？ 二 . 文件的重要性 (3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求。 （4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难。 （5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作职责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 五. 文件控制实例 （一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件框架分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述框架的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 2．文件说明 （1）手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公 司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 （2）程序书 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。 （ 3）工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。 （ 4）表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。  3、文件的结构 一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有： 1．目的 2．范围 3．职责 4．定义 5．作业内容/文件内容 6．参考文件和资料 7。附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？  3、文件的结构 二．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件