合同管理部制度讲解.doc

合同管理部制度 目 录 一、合同管理部组织架构图………………………………………………2/27 二、合同管理部在岗人员编制表…………………………………………3/27 三、合同管理工作流程指引………………………………………………4/27 四、自营项目合同管理流程图……………………………………………5/27 五、联营项目合同管理及工程款审批流程图……………………………6/27 六、合同资料调阅流程图…………………………………………………7/27 七、合同管理部工作职责…………………………………………………8/27 八、合同管理部岗位职责…………………………………………………10/27 九、合同管理部日常工作规范……………………………………………13/27 十、关于合同管理部工作的规定…………………………………………15/27 十一、合同管理部工作表单 ……………………………………………18/27 ***有限公司 合同管理部组织架构图 合同管理部在岗人员编制表 职务 姓名 直属上司 职责 部门经理 商务副总 全面负责合同管理部工作 合同管理员 部门经理 对合同及合同相关资料的收集、跟踪、归档及办理相关报批流程，按时制作收款月报表等资料。 资金管理员 部门经理 处理拨付工程款的报批流程，并将数据录入工程合同动态监管表中。 合同管理工作流程指引 注：对于未发中标通知书或未签订合同直接进场的特殊项目，则按实际情况参照本流程图操作，以收回合同相关资料为最终目的。 自营项目合同管理流程图 联营项目合同管理及工程款审批流程图 合同资料调阅流程图 合同管理部工作职责 一、负责公司所有工程项目合同的管理工作 1、负责办理合同盖章的报批流程； 2、负责对自营及联营已盖章发出工程合同的回收工作； 3、对返回合同及相关资料进行编号、归档； 4、负责对合同及相关资料的信息化管理； 5、每月呈报合同管理情况汇总报告表； 二、负责联营项目工程款拨付的报批流程（与合同管理工作相结合） 1、负责工程款拨付单的制作； 2、负责对工程款与对应合同归档情况的信息检索并作出相关措施； 3、负责办理工程款拨付单的报批流程； 4、将对应工程款信息录入工程合同动态监管表； 三、负责对合同相关资料的维护及安全保管工作 1、对已归档合同及相关资料做好防盗、防尘、防火、防水工作； 2、对文件储存柜实行日常检查及维护； 3、负责对合同等相关资料的必威体育官网网址工作； 四、负责对合同相关资料的归档管理 1、负责合同相关资料进行对应合同的关联整理。 2、负责对合同相关资料进行分类、编号、归档。 3、对合同相关资料的归档信息实现用电脑信息化管理的过程。 五、处理返回资料的内部通知传阅工作 1、中标通知书归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员； 2、合同原件归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员； 3、结算资料归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员； 六、负责对合同及相关资料的调阅管理 1、负责办理调阅审批流程； 2、负责追返调阅的合同及相关资料； 3、负责办理收取及退还调阅资料的押金手续； 七、处理合同项目结算资料的报批流程，对结算资料上的结算金额对应关联合同并录入相关信息 八、依托对工程款的监管来监督合同履行情况： 1、发现问题第一时间报告上级领导，以维护公司的权益与信誉； 2、对3个月内合同未返回、3个月内未到工程款的项目，以文件形式告知相关职能部门（经营部、质安部）以提出警示，由职能部门负责后续跟进，如发生法律纠纷的合同项目由法务部处理。 九、协助其他部门对本部门管理的合同及相关资料复印、扫描工作； 岗位职责 部 门 合同管理部 岗位名称 部门经理 编 号 HT001 直接上级 工程管理中心商务副总 编制日期 2013-6 直接下级 合同管理员、资金管理员 工作概要 负责监督、跟进公司合同管理及工程款支付报批工作，主持本部门的全面工作，编制合同管理部管理规范，调动部门人员的工作积极性，做好与公司各中心、各部门的沟通协调工作。 岗位职责/工作清单 对合同管理部进行全面组织建设管理； 对合同管理归档进行统筹规划与安排； 检查监督工程款拨付工作； 对工程合同动态监管表进行实时监管； 对调阅合同相关资料进行必要把控； 对合同归档进度进行周期检查并安排落实； 与客户作必要的沟通协调； 促进部门人员工作的积极性； 与其它部门工作上的协调与沟通； 编制部门工作规范