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第四十五期 存货管理控制 总经理工厂领班 会 计技术工一、现况 Ｋ公司为现任总经理于十二年前，以三万多元的资本参与原有公司，当时整个公司是以三台机器起家，开始从事生产，一切事情均靠自已。经历数年的艰苦工作，终于发展成现有状况──公司内拥有二十多台机器，员工二十多名，产品一百多种。 Ｋ公司为裕隆汽车制造股份有限公司的一家卫星工厂，主要产品为汽车车体所需之零件，主要作业为冲床作业。多年以来，该公司所生产的零件质量均很好，且都能按照契约准时交货，很少发生迟交的现象。因此，裕隆公司每年对其卫星工厂所进行的考核作业，都将Ｋ公司评为甲等。近来，裕隆公司由于业务上需要，要求Ｋ公司增加生产能量，以便满足裕隆公司逐渐增加的需求。因此该公司现正在厂址附近，兴建一栋现代化工厂，现已接近完工阶段。 Ｋ公司现有客户只有裕隆公司一家，因此公司的业务极为单纯。其销货的作业方式通常是由裕隆公司与该公司签订合约，规定由Ｋ公司负责生产某种车型上所要使用的零件种类及数量，并且约定价格。然后，裕隆公司每隔半年及每个月，均会制定生产计划表，分发给各卫星工厂，以便让各工厂能够有所准备。半年计划表主要是通知大家裕隆公司未来半年的计划。卫星工厂的生产作业，主要是根据每月的生产计划表来排定；每月的生产计划表，主要是通知下个月所要生产的车型与数量。除非裕隆公司另外再通知，否则卫星工厂即照此计划表进行生产。 Ｋ公司由于业务单纯，且成员非常简单，因此现行的组织非常简单，如下图所示：每人的工作性质如下： 总经理：负责公司业务，并监督工作进行。 会 计：收付账款、购料、登记成品交货数量、记录等工作。 工厂领班：负责管理工厂的生产工作，并督导二十多名员工。 Ｋ公司现行作业并不使用单据，只是由会计人员自行登录入账。未设立购料、领料、退料等单据，也未设立料卡记录，亦即没有一套完整的物料领退、存货进出仓库等记录。因此，没有办法产生物料耗用情况，也没法获知产品的成本，产品价格只好由总经理自行根据经验来估计。 该公司现亦未设立正式的品管制度，只是在生产过程中，由技术工依照自已的粗略估计，检验是否合格，因此不能适时反应生产的情况。进物料时亦未加以检验，无法将不良材料退给供货商，无异增加成本。二、问题点  Ｋ公司现行业务非常单纯，且公司内的组成极为简单，因此业务执行都不采用单据，也不产生任何报表来衡量公司的绩效。由于公司一共只有二十多人，总经理认为现行的作业方式仍然可以满足公司的需求。但是Ｋ公司是一家极具潜力的公司，现正在兴建一座现代化工厂，足见在不久的将来，将会逐渐扩充产能，增加公司成员。根据管理幅度原则，一个人的管理幅度是有限度的，当公司人员增加之时，为使公司仍能维持高度的工作效率，必须设立一些制度来辅助经理人员的管理。 对制造业而言，节流也是公司获得更多利润的方法。制度的设立，可以管制公司的开支，减少浪费或是意外损失，更可以将经理人员所要获知的情报迅速地反应，以便能迅速找出问题之所在，而加以修正。 Ｋ公司现在没有任何一套正式的作业制度，公司现有的材料数量、成品数量、材料耗用量等，均不清楚；如能设立一存货记录，并且配合成品进出仓库、材料领退等作业，正可符合内部控制要求。 公司存货作业如不使用单据与记录，不建立正式的作业程序，将会造成下列问题：1.未设立料卡的缺点：料卡的作用为记录各批次的购料数量、剩余数量及价格。如果未设立料卡，将不易获知成品或物料在仓库中之存量，因此不知何时为最佳的订购时机，易造成缺料的情况，或因采购太多而造成呆料，也可能造成成品生产过多情况。2.未设领料单的缺点：未设领料单，则对物料、成品的流出不能加以控制，容易造成浪费，且不易获知物料的耗用情况。3.未设订购单的缺点：不易确定物料是否已经订购，也不知物料到达的日期，且如果产生纠纷，也没有任何凭证可加以证明。4.未设退料单的缺点：将会造成存货记录不准确，且耗用情况也不能准确算出。5.未设立送货单的缺点：不知货物是否已送至厂商处，发生纠纷时也没有凭据。 以上几点的分析，可以获知如果不使用单据，不采用作业制度，将会提高公司的成本，且产生出来的信息也不正确。如果设立制度，并且采用单据，虽然会增加一些费用，但因制度的实施，将可以降低存货成本，减少损失，并且可以产生有效的信息，以反应出公司的存货状况及耗用情况。可见设立制度后所产生的效益，将会比花费的成本为高；因此，拟对Ｋ公司现行作业方法研究出一套可行的存货领退作业程序与记录方式。三、解决对策1. 组织重新划分 Ｋ公司现行组织非常简单，为了在不增加成员的编制情况下，仍然能够执行物料的领、退作业