管理秘书实务..docVIP

1/秘书:具有熟练的办公室能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。 2.基本称谓：行政助理，执行秘书，执行助理，专业经理，协调经理， 3.基本内容：公关事务管理，沟通管理，文档管理，会议管理，办公室管理，信息管理 4.职业道德：1、忠于职守，自觉履行各项职责。2、服从领导，当好参谋。3、兢兢业业，甘当无名英雄。4、谦虚谨慎，办事公道。5、遵纪守法，廉洁奉公。6、恪守信用，严守机密。7、实事求是，勇于创新。8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。9、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。 5.三种角色：1、普通员工2、是下级3、是单位的代表。 6.作用：一个称职的秘书要既能撰文、办文，又能沟通、协调。既懂专业，又会管理。既能处理信息，又能处理公关事务。既可以为上司办理公众具体事务，又能为上司出谋划策。既是上司的工作助手，又是上司的生活助理。 7.服务第一原则基本内涵：始终为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务。 正确的站姿：腰直、挺胸、收腹、提臀。头要正，有向上顶的感觉，目光平视前方，嘴微闭，面带微笑，下颚微收，梗颈，肩要平且放松，并微向后展，手臂自然下垂，放在体侧，五指并拢，自然微屈，或双手在体前相握，右手放在左手上，置于腹前，挺胸收腹，立腰，夹臀，两腿挺直，双膝并拢，脚跟靠紧，脚尖外展45到60度，呈v字形，身体重心在两脚中心。 正确的坐姿：入座时动作轻盈舒缓，从容自若。落座声音要轻，保持上身平直。最多坐满椅子的2/3,沙发的一半或三分之一。不要跷二郎腿、半蹲半坐、也不要僵硬，把脚外靠，伸直分太开。 正确的走姿：上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。双臂自然摆动，肩部放松，重心微向前，行走轨迹为一条直线，脚尖指向前进方向，脚内侧落在一条直线上。步伐均匀，步态轻盈。走路时富有节奏感。 服饰选择TPO原则：时间time、地点place、场合object。基本含义：人们在着装、化妆、佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和场合。 握手顺序“先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。 握手方式：双方距离一步远，右臂应自然向体前伸出，身体略微前倾，右手手掌伸直，掌策与地方面垂直，拇指与手掌分开，其余四指并拢，在与腰际同高的位置与对方稍许一握。持续时间为3-5秒。 方位礼节：开会活动时以观众为尊，吃饭时以参加者为准。 开放参观活动程序：确定主题，安排内容，选择时机，确定对象，选择路线，策划宣传，做好解说及接待准备。 宴请活动程序：1列出名单，确定规格。2确定时间地点，发邀请卡。3确定菜单4确定排序座次，5宴请程序：迎客、入座、敬酒、交谈、散席、 签字：1、布置好签字厅2准备好签字用具、3涉外商务合同时，在桌上插上两国国旗。4、签字时的座次安排（客方右侧）5、主方负责准备签字文本。6正式程序（进入，签署，交换，敬酒） 开业：1做好舆论宣传工作2准备开幕词致答词3拟定典礼程序4做好迎宾邀请工作5发放请柬6做好场地安排工作。7做好各种物质准备8安排接待服务人员9做好礼品馈赠工作。 发布会：确定主题，选定时机，确定地点，确定邀请对象并邀请。选择主持人和发言人。准备会议材料，预算会议所需费用，其他准备工作。（签到，分发会议资料，宣布开始，发言人讲话，回答提问，接受采访）评估工作 接待规格：高规格接待/破格接待，对等规格接待，低规格接待。 日程安排：要具体，应包括时间、地点、日期、活动内容、陪同人员等。一般以表格形式。 外宾接待原则：不卑不亢，依法办事，内外有别，了解国际交往的基本礼仪。 外宾接待程序：掌握外宾情况，确定接待规格，制定具体接待计划，培训接待人员，准备各种资料，礼貌迎接，认真招待，热情送别。 接待方法：1安排会见（了解对方背景，可能提出问题，以及习俗禁忌、礼仪特征）（安排好会见、会谈的座次，主方背门一侧）（门口迎接，会见半圆桌，会谈长方形桌，作好记录，合影留念）2（环境雅致，考虑宗教信仰和饮食差别，有地方特色，讲究个人卫生，祝酒词） 沟通三要素：1要有一个明确的目标2达成共同的协议3沟通信息、思想和情感 有效的沟通过程：信息的发送、接收、反馈 完整双向沟通的过程;发送者要把它表达的信息、思想和情感通过语言发送给接收者，当接收者收到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈。 有效的发送技巧：how选择有效的信息发送方式when何时发送信息what确定信息内容who谁该接收信息where何处发送信息。 沟通技巧—积极聆听。原则：适应讲话者的风格。用眼睛去看，理解对方。鼓励对方。 有效聆听四步骤：1准备聆听2发出准备聆听的信息3采取积极行动4理解对方全部的信息 五层次：听而不闻，假装聆听，选择性的聆听，专注的聆听，设身处地的聆听 横向沟通障碍