文书档案整理解析.pptVIP

文书档案整理 （一）新保管期限的执行时间及编目方式 各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年分别进行排列和编目。从“001、002、003……”开始用流水号新编盒号。 （二）归档文件整理规则 1.确定文件整理单位：每份文件为一件，或与一个事由紧密联系的相关文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。下列文件或文本在实体装订时，可为一件： （1）正本与定稿为一件； （2）正文与附件原则上为一件（如果附件内容比正文重要且件数较多，则各为一件）； （3）转发文与被转发文为一件； （4）处理单与文件为一件； （5）来文与复文为一件（也可各为一件）； （6）会议记录一次为一件（如果几次会议研究同一问题则为一件）； （7）报表、名册、图表等应按其原装订方式，一册（本）为一件。 2.划分保管期限：按《档案保管期限表》的规定，确定每份文件的保管期限。 ? 基本分类方法： （1）保管期限——年度分类法，其分类方案为； 永久： 2007年、2008年、2009年…… 30年： 2007年、2008年、2009年…… 10年： 2007年、2008年、2009年…… 本方案是两级分类法，适用于机构人员较少、业务量小、发文较少的单位。 （2）保管期限--年度—问题分类法 永久： 2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 　　 30年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 10年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 本方案是三级分类法，适用于机构人员多、下设机构较多、业务量大、发文多的单位。 第三步： 按机构分类，是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。其中，由业务部门起草，以机关或办公室名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。 一般按照“年度—机构（问题）—保管期限”来分 ３、归档文件的排列 归档文件应按“件”为单位排列装订。同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，中文本、汉文本在前，外文本、少数民族文字文本在后。 （主要的在前，次要的在后） 归档文件的排列，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。?? 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。?? 具有保存价值，但未及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”。 ４.装订文件的基本要求：将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉(短期的可不用去钉)，并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。 （1）页数较少的文件用胶水粘贴文件的左上角； （2）页数较多的文件用不锈钢夹，在文件左上侧5㎝左右处交错装订每一份文件； （3）较厚的文件用三孔一线的方法用绵线装订； （4）保管期限为短期的文件可不拆原有的金属装订物。 大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损，便于阅读。 小于16开纸规格