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任务三：印信管理与检查监督 秘书的办公室事务工作中，印信必须严格遵照规章进行管理，对工作的检查和监督也要遵照流程，以促进工作为目的。秘书的办公室工作杂事多，工作烦琐，但在这样的岗位上，可以学到新知识、新经验，增长新才干，是加强自我锻炼的好场地。 知识点一：印信的管理 印信管理是指秘书人员对单位印章和介绍信的管理。机关企事业或社会团体的印信，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力，一般要严格指定专人专管，各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责，监印人除了在文件、文稿上用印外，还应记好印信记录并存档。印信遗失时除立即向上级报备外，应立即依法公告作废。 2、介绍信的种类： 介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习 、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的 凭证。由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治面貌，因此介绍信还有证明身份的 作用。一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核。介绍信要简明扼要，字迹要工整清楚 ，不得涂改，如有涂改，必须在涂改的地方加盖公章，有时还要 注明有效期限。 知识点二：督查工作 * 张林是光华公司的办公室秘书，在她工作的三年当中，公司中大大小小的事情凡是经过张林来做的，没有一次疏漏和拖沓，各部门都觉得工作很顺畅，办事有效率，公司也在这三年中得到 了突飞猛进的发展。公司成 立三周年之际，举办了“我最 感谢的一个人”主题征文，出 乎大家的意料，很多人都写 到了张林。…… 1、印章的种类 印鉴：向主管机关登记的印章或指定业务专用的印章。 职章：刻有公司董事长或总经理等领导职衔的印章。 部门章：刻有部门名称的印章。不对外单位的部门章可加注对内专用。 职衔签字章：刻有经理及总经理等职衔及签名的印章。 在使用中，不同事务性质要加盖不同权限的印章，秘书在工作中，要明确规定，严格遵守。 普通介绍信 存根介绍信 专用介绍信 证明信 介绍信一般有四种形式: 二 、印信管理的规则 印信管理规定： 　　 （一）明确权限、严格审批手续。 明确权限，严格印信的审批手续，是秘书人员必须牢记的基本准则 （二）高度负责，纪律第一。 印信管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。组织纪律性强。 （三）妥善保管，避免遗失。 二、印信管理的流程 印信相关单据 ⅹⅹ公司用印审批单 ? 备??? 注 ? 经 办 人 签 字 年 月 日 用印时间 ? 公司主管领导签字 ? 用印份数 ? 主管部门领导签字 ? 用印类别 ? 用印单位领导签字 ? 用印单位 ? 用印文件 名??? 称 一、督查工作的分类 督查工作的两个重要组成部分一是决策督查，一是专项督查。 及时发现问题和解决问题，促进专项工作的进程效率，加强工作的开展力度，保证完成上级交办的专项任务。 了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据，促进决策的完善落实。 目的 本级或上级机关或领导的批示件和交办事项。内容较具体、办理要求明确，一事一报，且时限较短。 以文件、会议或其他形式做出的重大决策问题。需进行具体的量化分解和各部门的协调。 范围 对各级领导批示、指示以及交办的专门事项的落实做好专项督查工作。 组织重大决策出台后，督查机构和督查人员对政策落实实施的全过程进行督查。 内容 专项督查 决策督查 分类 督查工作 二、督查工作的程序 1、决策督查的程序 (1)立项。对决策事项分解、量化，明确承办部门、单位、责任人和落实时限，按照一事一项的原则立项。 (2)制定方案。督查方案主要内容：交办方式；督查方法；协调方法；报告时限。 (3)交办。书面交办和会议交办。 (4)催办。到落实单位现场了解情况；督查部门印发通知，请承办单位定期书面报告进展情况；召开调研会，座谈、了解进展情况等。 *