(办公室事务第二版技能训练参考答案.docVIP

《办公室事务》（第二版）技能训练参考答案 特别提示：本教材中的技能训练在设计上改变了传统的简单问答形式，也不都是单纯意义的纯技能训练，而是强调对学生自主性学习、悟性厉练和基本技能的习得，所以绝大部分训练题都没必要给出传统意义上的“死”答案，而是要引导学生通过训练加深对秘书职业、秘书工作的体认，在此基础上获得相应的职业能力，这是编者在编写中的立足点，希望教师在教学中予以充分注意。编者也不希望教师对训练题给学生以非常“标准”的答案。下面只是简单的提示，并非答案，有的训练就是要求学生亲自去完成，即使做不完美也关系，关键是过程及过程带来的启发意义，如果给出所谓的“标准”答案就失去了训练的意义。即使像案例分析这样的训练题，也主张在教师的引导下让学生积极讨论（有些问题最好分组），不怕错，但要在训练中培养学生的合作意识等。教师要以通过网络等多搜集整理一些相关的参考资料来提示学生，而不是给学生一个“板上钉钉”的答案。训练的过程也体现生师的互动，教师不要怕被学生难倒，要将自己融入到学生这个团体中去，共同研究，可能更能激发学生的自主性和积极性。这是教学观念的转变，也是秘书职业自身特殊之处的要求。 第1章 日常事务（一） 项目一 印信事务 训练1 （1）四枚：公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理，财务专用章、银行留有印鉴的私章由财务部专人分别保管。 （2）印章管理人对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公司、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。这些用印都涉及到公司的财务、人事等重要事项，关系到公司的重大利益，用印必须谨慎，稍有不慎就可能给公司利益带来无法弥补的损失。 （3）把印章借出去有风险，即使经过总经理批准的，因为印章使用人仍有利用印章进行非法使用的可能性，建议总经理规定印章不能借出使用，必须专人管理，在指定场所用印。 （4） 一般程序为：填写介绍信领用单→领取介绍信→填写→主管审核→申请用印。 （5）严格控制空白介绍信的领用范围及数量，不得不使用空白介绍信的情况下，必须对领用的空白介绍信的用途、数量、经手人等作详细记录，并对空白介绍信编号项正常填写，一旦发生丢失，可通过有效途径宣布哪些编号的介绍信作废。 训练2 （1）工作不认真，误用印章。 （2）态度和认识是第一位的，对印章管理工作的严肃性认识不到位，发生这样的事故也不足为怪了。所以，公司要加强这方面的教育和培训，印章管理人员也要加强自身的综合素养。 训练3 实操，略。 训练4 实操，略。 项目二 邮件事务 训练1 可将按重要性分拣标准和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。 训练2 实操，略。 训练3 不要以为是广告宣传资料就置之不理，这里面可能蕴藏着许多对公司有用的信息。 训练4 实操，略。 项目三 值班事务 训练1 实操，略。 训练2 实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案） 训练3 实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案） 训练4 实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案） 第2章 日常事务（二） 项目一 资料整理 训练1 实操，略。（提示：训练学生的悟性，比如，有人的名片印了十多种实的、虚的头衔，那么这个人可能虚荣心就较强。这些必须在工作生活中多观察。） 训练2 实操，略。 训练3 实操，略。 训练4 实操，略。 训练5 实操，略。（提示：可结合应用写作课程上学习简报的内容来训练。要求简报的结构完整正确，报文规范得体，并用计算机排版打印出来） 项目二 物品管理 训练1 日常办公物品多是细小、琐碎之物，但是这些物品是完成日常工作所必需的，做好日常办公物品的管理工作，对提高工作的效率、保证工作的完成起着重要的作用。秘书人员在采购、保管、发放办公物品时，要履行好相关手序，并认真、仔细地做好每一个环节。 训练2 （1）向供应商发出购买需求信息，各供应商提供报价单，进行比较、筛选，选定供应商，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给供应商。订购单需经公司高级主管签字批准，并复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。采购方式可酌情采用现场、网上等方式。 （2）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单，检查货物的数量、质量，符合要求则填写货物入库单并经库房人员签字，货物入库，再将签收后的交货单送会计部门。