《图档借阅系统方案都市环保.docVIP

图档借阅系统解决方案 编 号： 版 本： 3 发行日期： 2008年6月17日 编 写 者：李媛 钱伟庚 编写日期：2008年6月17日 质量会签： 会签日期： 年 月 日 审 核 者： 审核日期： 年 月 日 批 准 者： 批准日期： 年 月 日 目录 前言 3 一、系统结构 3 二、系统功能 4 1.建立档案 4 2.定义档案结构 4 3.档案界面管理 4 4.编辑档案 5 档案录入 5 借阅 5 数据检索 6 报表生成 7 5.档案销毁 7 6.权限管理 7 7.数据维护 8 三、系统效益分析 8 1.规范了管理 8 2.提高了效率 8 3.节省了费用 9 4.有利于档案资料保护 9 四、系统特点 9 1.标准、规范 9 2.智能化程度高 9 3.安全可靠 9 4.易于操作 10 前言 设计院最核心的产品就是图，随着科技的进步以及CAD技术的逐步成熟，设计院普遍都存储了大量的底图蓝图和电子图档，而且随着信息化的进步，各类图档在数量上往往会呈指数级地增长。在这样的情况下，如何有效地管理图档并不断挖掘其中的价值，理顺设计产品和生产（施工）的数据关系，是设计院当前面临的问题。加强电子图档借阅的管理，就是加强设计院的产品数据管理。我们公司专门针对设计院图档借阅管理这一问题，提出了加强设计管理和知识管理的解决方案。 系统结构 图档借阅系统提供灵活的知识管理工具，用户可以根据行业和设计专业的特点，建立属于本企业自身特点的知识库，让设计人员迅速、有效、正确的找到所需的设计参考信息，让档案管理更好的为工程设计服务，提高设计效率。如下图所示： 二、系统功能 1.建立档案 ● 建立档案类型： 用户可以按照所在单位对档案管理需求的不同，建立符合需求的档案类型。 本系统按照国家电子档案要求，把档案按照项目、卷和文件进行分类，同时增加了便于查询的分类表。用户可以按照本单位的需求来决定档案所包含项。 ● 基本操作功能： 添加：添加档案类型并定义一些基本属性（是否包含项目、卷和分类表等属性）。 删除：删除一个档案类型（删除后，该类型下的档案将由用户重新归类）。 修改：修改档案属性，包括对档案类型的名称及是否包含项目、卷和分类表等。 2.定义档案结构 用户需要对档案的项目、卷及文件的结构给出定义。系统给用户提供了丰富的数据类型、字段属性，方便用户对工作的各种数据都能给出准确的定义。 ● 定义档案结构的基本操作功能： 用户创建档案字段结构后，还可以对其进行编辑、修改或者删除。 3.档案界面管理 由于各个行业工作方式和工作习惯的不同，用户对于系统操作的界面也有各自的要求，本系统就此提供了功能强大的界面管理功能，用户可以根据自己的需要制定自己的档案管理的操作界面。 ● 用户界面还可以存成模板以便随时调用 用户可以对已有的操作界面进行修改，可以对界面中的元素进行添加、更改、删除。 此功能极大的方便了用户，使用户不再面对千篇一律的界面，也摆脱了界面由软件开发方制定的被动局面，可以充分发挥自己的想象力，使工作变得更加惬意。 4.编辑档案 编辑档案主要是对档案的录入、借阅、检索和生成报表，下面分别对其进行介绍： 档案录入 本系统提供了两种录入方式——手工数据录入和批量数据导入。 手工数据录入主要是针对档案所包含的项目、卷及文件的内容的录入和挂接电子文件，其结构和操作界面是由用户自己定义。 批量数据导入是把用户所在单位已有的电子数据（如存放在Excel中的数据）成批的导入到本系统的数据库中，这样不但节省了大量的录入数据所需要的人力和时间，又提高了数据的准确性和工作的连续性。 借阅 借阅管理主要是对实物档案的管理。其功能主要有：借出登记、归还登记、档案催还、借阅统计、浏览统计五项。 ● 借出登记：主要完成对纸介质档案借阅登记，以便于对用户的借阅情况进行管理。系统能够记录用户借出档案的份数，并统计库存份数，以便他人借阅。 ● 归还登记：归还登记是对所借档案进行归档记录，同时修改系统中所记录的库存份数。 ● 档案催还：根据档案在借出时记录的借出日期和归还日期，系统可以通过本功能来对过期未还的档案进行催还，可以按照借阅人来催还、按照部门来催还、按照日期来催还和按照档案来催还。 ● 借阅统计：系统对纸介质档案的借阅情况提供了丰富的统计功能：按借阅人统计、按部门统计、按日期统计、按档案统计和按操作员统计。 ● 浏览统计：系统提供了对电子档案浏览情况的统计功能：按检索人统计、按时间统计、按文件统计和按浏览频率来统计。 数据检索 本系统提供了丰富的检索方式：快速检索、分类检索和组合检索。以便用户可以方便快捷的找到自己