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电力工程档案销毁工作浅析 　　【摘要】随着电力事业几十年的蓬勃发展，各种电力工程的施工、竣工、验收，在这过程中产生的文件资料不断增加，给我们档案部门的档案存放造成了极大的压力，尤其在寸土寸金的大城市，作为职能部门的档案室，经常得不到足够的重视，因此库房的面积已经越来越难满足档案日益增长的需求。档案销毁可以作为缓解库房压力的一种途径，但传统的按照年限界定销毁档案，相对于档案增长速度，对解决库房的容量问题，只是杯水车薪。在这里，我结合我们公司在2014年的档案销毁工作，谈谈我们的一些方法。 　　【关键词】工程档案；档案销毁；档案信息化 　　一、工程档案的分类 　　在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，可称为工程文件。工程文件经过系统整理、归档后形成工程档案。在工程文件整理、归档过程中，我们公司根据不同类型的文件按照不同方式的整理归档，因此就会形成不同类型的工程档案。①工程设计成品档案：指在工程勘测设计过程中形成的产品文件（包括图纸、文本文件及相对应的电子文件），分为底图、蓝图、白图、文本文件。②工程原始档案：指在工程建设过程及建成结果的真实记录，也是工程投产运行、维修、管理、扩改建和技改工作的重要依据，具有法律凭证作用和历史价值，分为工程设计依据性文件、工程设计基础材料、设计来往文件和质量控制文件、技术接口资料、计算书、结合工程设计进行的科研试验材料、工地代表材料、设计回访及其他材料八大类文件。我们公司这次销毁的文件是属于符合销毁条件的工程设计成品档案。 　　二、工程档案的现状 　　经过50多年的发展，公司的档案累积到三十四万多个卷册，库房的面积也逐步扩大到1200平方米，但由于近年公司推行总承包项目模式，归档资料急速增多，库房的压力仍然巨大。而且在档案的发展的过程中，文件归档模式不断发生变化，从发展之初归档手描绘图纸，到中期归档硫酸图纸，再到近代归档蓝图，最后发展到现在只归档白图。伴随着科技的发展，归档的介质在不断地演变，在每一次进步过程中，都必须处理好之前保留下来档案的销毁问题。近几年，公司提倡“白图代替蓝图”的做法已经全面实施，而之前保留下的蓝图和硫酸图可以进行鉴定销毁工作。在此背景下，部门组织了相关人员实施了该次档案销毁工作。 　　三、工程档案的销毁程序 　　现阶段，公司的工程档案存在硫酸图、蓝图和白图交差存放的情况，为了保持档案的原始性，部门做出了保存硫酸图和白图替代蓝图后的白图，销毁蓝图的决定。在销毁蓝图之前，部门对硫酸图进行了扫描整理，统一挂接在文档系统，方便查阅利用。在保存了硫酸图和电子文件的基础上，作为与硫酸图交差重复的蓝图就符合了销毁条件。而且部门的文档出版模式是“先归档后出版”，因此现阶段经文档中心出版的白图都在文档系统上保留电子文件，做到了与之前文件的统一对接，保持了文件格式的统一性。有了以上条件做保证，部门组织的工程档案销毁工作可以顺利展开，具体的销毁程序：1、抄取有底图卷册的馆藏号；2、对蓝图销毁卷册清单进行排序，添加相关字段，形成蓝图卷册销毁清单；3、从库房内拿出卷册，卷册不区分原始档案、成品档案，按照馆藏号从小到大顺序全部拿出来；4、对照蓝图销毁清单，将需要销毁的卷册抽出并进行处理，处理情况如下：①只有图纸的，整册销毁；②所有设计变更单销毁；③有文本的卷册，销毁图纸，保留目录和文本；④更换不适合的档案袋，重新填写档案袋上面的信息；⑤对蓝图卷册进行处理后，在蓝图卷册销毁清单上注明销毁信息，包括卷册领取人、销毁方式（整册销毁还是销毁图纸、保留文本）5、将不需要处理和还有文本的档案重新上架，定位；6、蓝图卷册销毁工作完成后，对照销毁清单更新文档系统信息。至此，档案销毁工作流程全部走完，这次销毁工作一共销毁了8万卷册档案，为库房节约了约1000米密集架长度的空间。 　　四、工程档案销毁总结 　　总结这次工程档案销毁工作，档案数字化、信息化是这次工程档案销毁的关键，智慧文档管理系统的搭建为简化档案管理流程提供了平台。科技技术的发展，为优化档案管理提供了机遇。以这次工程档案销毁为例，由于能够借助档案管理系统平台，档案数字化使纸质档案的保存变得不再是必不可少，而且档案数字化也使档案保管利用提供了便利，据统计：部门在2012至2013年推行电子文件借阅前后纸质文件与电子文件借阅对比是4：1变成1：4。所以信息化平台的建立简化了档案接收、整编、保管、利用及销毁的整个流程。 　　工程档案的销毁工作应纳入常态化。有别于其他类型的档案，工程档案存在许多短期保存年限的档案，因此合理的存放，及时的统计销毁，可以缓解档案库房的压力，解决档案“有进不出”的问题。另外，档案销毁工作纳入常态化也是减少档案保管成本的有效途径。以前国有企业缺