研究院接待流程..docVIP

辽宁教育研究院接待流程及标准 2013年6月 一、目的 为规范研究院的接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、降低成本、标准管理”的原则，通过有序的接待活动，辅助领导建立良好的人际关系，展示研究院的良好形象与业绩。 二、范围 本流程和标准适用于研究院的各种接待工作。 三、职责 办公室党委宣传科为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来访人员的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作。其他部门协助和配合。 四、计划与准备 宣传科 1.在接到领导通知后，应详细了解来访人员的基本情况：职务、来访的具体时间、人数、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。 2.根据拟定的计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3.根据来访人员情况，按接待标准预定好饭店、酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需要住宿的应提前按照接待标准预约好酒店。 4.根据需要，准备会议室的音响设备、投影设备、领导席签、横幅、安排现场摄影摄像等。 行政科: 根据情况安排接待所需车辆，保证车辆整洁，安全性能良好。如有需要，行政科负责，提前为来访者购买车票及机票。 五、接待标准 1.一级接待标准 陪同人员：院长、书记、副院长、助理 (1)迎接：院长、书记、副院长、助理、办公室主任在机场（车站、研究院门口）迎接，注意把握迎接时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。 来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。 (2)参观：院长、书记、副院长、助理陪同，由助理沿途介绍城市基本情况，到达研究院后，由院长负责介绍研究院基本情况。 (3)座谈：宣传科为主，资产科协助，要确保研究院环境、室内、洗手间清洁、室温适度灯光合适室温适度灯光合适接待中的座次安排 关于会议主席台座次的安排 主席台必须排座次放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。?主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的客户，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的客户，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。 中餐桌 图4 西餐座次安排 3.关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。 图5 乘车座次安排合影座次安排与主席台安排相同。长条桌 图6：会议座位安排A为上级领导，B为主方席??十、相关文件 附1 ：接待流程图 附2： 接待联系单 附3： 用车申请单 附件1：接待流程图 附2接待联系单 其他要求 接待工作 接待部门 接待负责人 用车要求 （详细要求请填写《用车申请单》） 通知到相关责任人 影像 行政科 资产科 会议 会议室 投影 电脑 LED 不需要 需要 （内容） 订房 不需要□ 需要预定□ 经济型酒店□ 三星级酒店□ 四星级及以上酒店□ 指定酒店： 用餐 不需要预定□ 需要预定□ 用餐时间：早餐□ 中餐□ 晚餐□ 用餐