I印鉴管理3.docVIP

安徽省力源工程机械有限责任公司 印鉴管理制度 一、目的： 为加强对公司各种印鉴的刻制、保管、使用等的管理，避免由于管理疏漏给公司造成损失，特制定本制度。 二、适用范围： 本制度适用于公司所有部门和各子公司。 三、职责范围： 详见用《用印审批权限表》（附表一）。 四、具体规定： 印鉴管理员规定： 印鉴管理员上岗前必须经过《印鉴管理制度》培训，严格按照公司相关规定进行操作，印鉴管理员岗位技能要求如下： 1.1熟练掌握涉及用印的各项管理规定，清楚各种用印审批手续及用印条件。 1.2熟悉本企业领导的签字，对有疑问的签字应落实清楚后再做处理。 1.3妥善保管印鉴，抽屉随时上锁并保管好钥匙；妥善保管《用印申请单》、《用印登记台帐》和存档文件。 1.4对遇有自己不能掌握的新型或复杂用印申请要在用印前向领导（子公司为总经理，总公司为办公室主任）请示，确认后方能用印。 1.5如果领导强迫印鉴管理员进行不符合规定的用印，印鉴管理员应拒绝用印并立即报告办公室主任或分管副总，否则，一切责任由印鉴管理员承担。 2、用印条件及审批程序： 2.1合同用印条件： 2.1.1有《合同签发单》和《用印申请单》（附表二），两单各项审批手续齐全，与合同核对相符，符合公司《合同管理规定》和《印鉴管理规定》； 2.1.2合同、协议已由签约对方先盖章（公章或合同专用章，其他章无效）或签字； 2.1.3合同、协议为原件，不能是复印件、传真件。 符合上述三项条件后印鉴管理员方能用印，用印时登记《用印登记台帐》（附件三）。 2.2劳动、人事方面的用印条件： 2.2.1凡是涉及招聘、招工资料（含签订、续签劳动合同）；调入、调出、聘任、解聘、开除、辞退人员等材料，必须经分管副总批准后方可用印。 2.2.2凡是向人事局、劳动局、保险机构（限于社会保险）、统计局等政府部门提报的材料，必须经分管副总批准后方可用印。 2.3涉及公司设立、变更、注销等工商事务的用印条件： 涉及工商登记（企业并购、设立、变更、注销等）应遵循企业法人登记管理规定，填写各类相关表格，由董事长批准后方可用印，否则为非正常用印。 2.4公司所属各单位对外提供担保、借款的用印条件： 公司不允许所属企业对公司外任何单位提供担保、借款。如因经营确实需要的，必须经董事长批准。对涉及担保、借款、抵押类的文件、合同必须经财务副总审核、董事长批准后方可用印，并存档。 2.5 以上各项以及其它用印均必须填写《用印申请单》，且根据用印审批权限要求进行审批后，印鉴管理员方能用印，用印时登记《用印登记台帐》。 2.6一般情况下，不允许在空白文书、信笺或空白合同上加盖印鉴，特殊情况需在《用印申请单》上注明，经子公司总经理或董事长批准。对空白文书、信笺或合同要编号，注明用途、附情况说明，由领用人出具借条，并复印存档以及跟踪其使用情况，对未用完的空白文书应及时收回注销。 2.7原则上公章等印鉴不得带出外用。特殊情况下需带出外用的，需由经办人做出书面报告，注明用途，经子公司总经理或董事长批准后，由印鉴员陪同业务员前往用印，并将用印材料复印、登记、存档。 3、用印程序： 3.1先由经办人填写《用印申请单》，将各项内容填写具体、完整、不得有空项； 3.2按《用印审批权限》规定，由经办人、部门负责人签署意见后报相关负责人会签、终审领导批准； 3.3印鉴管理员用印后在申请单上编号、签署自已姓名及实际用印时间，然后登记《用印登记台帐》，并将《用印申请单》及重要的用印文件进行存档。 3.4《用印申请单》重点填写事项标准： 3.4.1文件名称：应写具体，例如不能只填写“通知”，应填写“关于＊＊事项的通知”；3.4.2用印名称：应填写印鉴的名称，如“安徽省力源工程机械有限责任公司”，不能简单的填为“公章”或“公司章”。 4、用印后归档： 4.1合同、协议用印后，由印鉴管理员按照《合同管理规定》将合同审批单原件及一份合同原件（包括附加协议及其他附件）留存，登记《合同归档台帐》并归档保存； 4.2其它如公司管理制度、规定、通知、通报等发文资料办公室需留一份原件存档，登记《发文台帐》。 5、印鉴管理工作的交接： 如印鉴管理员要调岗或休长假，首先由办公室主任（子公司由子公司总经理）指定继任者，而后对继任者进行印鉴管理培训，使其熟知公司印鉴管理相关规定后继任其工作，将书面培训记录交人力资源部纳入档案。同时，就保管使用的所有印鉴、台帐以及保存的合同等与继任者办理书面移交手续，并填写《印鉴控制台帐》（附件四）。 6、印章刻制和印章损坏重刻的办理程序： 6.1任何人不得私自刻制印章，也不允许刻制部门章。需刻法人代表私章、单位公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章时，由子公司总经理提出书面申请，内容包括刻章理由、内容、格式等，报董事长批准后，将申请交总公司办公