档案的基本概念及归档文件的整理规则分析.pptVIP

档案的基本概念以及归档文件的整理规则 2016年5月25日 第一部分 基本概念 一、档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （一）对档案定义的理解： 1、档案定义的构成要素：（1）档案的形成者。档案来源于一定的立档单位（即档案形成单位），产生于立档单位的社会实践活动。形成者大致分为三种类型：一是官方性质的机关；二是半官方或非官方性质的种社会组织（社会团体、宗教、公司等）；三是个人（著名人物、著名家族和家族）。 2、档案是由文件材料有条件地转化而来的。文件转化为档案一般要具有三个条件：第一，办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。第二，对日后社会活动有一定查考价值的文件才有必要保存。第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。 3、档案的形式。档案的形式是指文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。从转化为档案的文种来看，有公文、图纸、书信、电报、户籍、帐册、契约、合同、证书、书稿、日记、笔记、家谱等。从档案的载体形式来看，有甲骨、青铜、纸张、纸草、羊皮、胶片、磁带、磁盘等。从信息表达方式来看，主要有三种基本的表达方式，即文字、图像、声音。 二、档案的价值 （一）档案的基本价值 1、凭证价值。档案的独特和永恒魅力在于它是真实可靠的原始凭证，档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要，之所以被人们重视的并保存的根本原因。这是是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。 2、情报价值：法国密特朗说：每个国家的档案既保留了过去活动动的踪迹和走过的道路，又启发和指导当今的现实生活。 （二）档案的价值形态 1、现实价值：主要是形成单位对档案的利用。 2、长远价值。长远价值，是档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的需要。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围不断扩大，档案的作用发生变化，技术图纸要以作为边界等政治活动的证据，帐本房地契可以作为经济史研究的素材等等。 三、档案的种类：文书档案、科技档案与专门档案 1、文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中的各种行政性或说是政治性公文转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。因为古往今来人们所说的档案主要就是指国家及社会组织在管理国家和组织的活动中形成并保存下来的档案。这种档案目前仍在档案大家族中占据统治地位。 2、科技档案是指人们在科技、生活活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等。 3、专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病例档案、婚姻登记和工商注册登记档案，城建档案等。 四、档案事业管理体制 世界各国的档案事业管理体制一般可以划分为两种形式：一种是分散式档案事业管理体制，另一种是集中式档案事业管理体制。 分散式档案事业管理体制的国家主要有：一是英国式的，英国、德国等国家或联邦档案馆，同地方档案馆之间权力均等，没有任何领导、指导和监督的关系。二是瑞士式的。瑞士式的体制中央不设立国家档案行政管理部门，只设立联帮档案馆，它和各州档案馆之间没有任何领导、指导和监督的关系，但由档案工作者协会协调档案馆之间的关系。三是美国式的。美国各州是否设立档案机构及设立什么样的档案机构，均由各州自行决定。 集中式档案事业管理体制主要有：一是中国式的。二是法国式的。三是瑞典式的。 我国从中央到县一级都建立了档案事业管理机关，并在同级人民政府领导下，分级掌管各地档案事务。从而构成了严密的档案事业管理体制。 （一）国家档案局 国家档案局是中华人民共和国国务院直属的统管全国档案事务的职能机构，全国档案事业的组织指挥中心。1954年11月8日成立。 （二）地方档案局 我国在各省（市、自治区）、地区（市、自治州、盟）、县（市、旗）设有地方档案局。它们是地方各级人民政府的直属局。负责掌管本地区档案事务，在业务由上级档案局指导。 （三）档案处（科） 中央和地方专业主管机关以及军队系统，设有档案处（科），负责对本系统各单位档案工作进行指导、监督和检查。在业务上受国家档案局或地方档案局指导。 五、档案馆 （一）各级国家级档案：包括综合性档案馆和专门档案馆。综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。在中央设置了中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆三个综合性档案馆，根据时间不同中国第一历史档案馆主要保存明朝和清朝的两朝中央政府和后室档案，馆直在北京故宫博物院西华门内北侧，总建筑面积