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2013年计划生育档案知识培训 一、档案基础知识 （一）档案的概念：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案形成????档案是由文书转化而来的转化条件??1.?办理完毕的文件才能成为档案 ??2.?具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 “文件是档案的基础，档案是文件的精华”。???按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 “文件是档案的因素，档案是文件的组合。”???立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 备注 一级类目 二级类目 村 政 管 理 类 计 生 工 作 1 计划生育各类年度报表 永久 2 计划生育各类半年报表 30年 3 计划生育各类月、季报表 10年 4 计划生育一胎规划请示及批复 30年 5 计划内二胎的请示及批复 30年 6 超生育情况及处理结果 30年 7 育龄妇女情况调查及计划生育合同书 30年 8 婴儿出生证 30年 9 领取《独生子女》申请书 30年 10 绝育手术诊断书 30年 11 新生婴儿年内未报户口登记表 10年 12 人流手术诊断书 10年 13 婚姻状况证明 10年 14 外地来京人员计划生育管理责任书等 30年 三、文书档案管理归档整理操作方法和技巧 文书档案归档整理操作方法收集装订归档判断分类排列编目装盒　　 　　（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本。，收集 　　（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。 　　（三）文书档案管理装订：用线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“”为单位固定在一起即“卷”装订，便于保管利用。 　　1整理单位：确定以为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。 　　2文件的：文书档案管理归档文件按装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。 　　3装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的订书钉文件采用“三孔一线”的线装方法装订。 　　（四）文书档案管理分类　　文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。 　　1区分年度 　　①年度以落款日期为准。 ②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；?某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。 　　③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。 　　④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。 　　⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 　　2文书档案管理区分保管期限 　　将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。 　　永久保管档案的的确定：归档范围的文件 　 　（五）文书档案管理排列