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对市政工程档案管理方法的探讨 　　摘要：随着我国的城市建设事业发展迅速，形成了大量的业内资料即工程档案。如何有序地管理好市政工程档案既是工程本身的需要．也是档案部门的要求。 　　关键词：市政工程；档案；方法 　　Abstract: along with Chinas city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department. 　　Keywords: municipal engineering; File; methods 　　 　　 　　中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号： 　　市政工程档案的分类 　　市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。 　　二、档案管理的方法 　　(一)管理体制改革的分析 　　要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。 　　(二)重视工程档案管理工作 　　工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。 　　(三)制定出工程档案管理办法 　　1．档案管理前的控制 　　为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。 　　2．档案管理中的控制 　　在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。