档案管理制度(新).docVIP

档案管理制度 编制： 审核： 批准： 1目的 档案指公司在经营管理活动中产生的重要文献资料，是公司从事行政管理、经营管理需要备份参考和依法行使经营管理权的有效工具。为规范公司档案资料的管理，方便查找利用，更好地为公司提高经济效益服务并结合公司实际情况，特制定本制度。 2范围 公司各中心、子公司、分公司。 3职责 3.1 总裁办是公司档案的主管部门，。 3.2 财务中心负责公司会计档案的专项档案管理工作。 3.3 负责公司员工档案的专项档案管理工作。 3.4 负责公司科技类档案的专项档案管理工作。 3.5 集团公司所属各档案管理任务较重的单位应设立综合档案室，履行本单位档案业务管理与档案实体保管双重职责。 3.6 公司各至少配备一名兼职档案员，并保持相对稳定，每年最少接受一次专业的档案管理培训；同时根据实际情况配备专门的档案室或档案柜。 3.7 公司所有员工都有保护档案的义务，在职务活动中形成的各种载体的文件材料，均归公司所有。 1.1董事会、公司重大会议形成的文件资料、图片、影音资料等文件，包括会议记要、决议等，由总裁办负责整理编制转达提交； 1.2凡本公司发布的正式文件、规章制度经由总裁办统一下发、统一编号，否则视为无效； 1.3各类以公司名义签订的经济合同、合作协议等由发起部门人员送至总裁办统一归档； 1.4上级机关送达的各类公文、函件及处理结果等由中心负责人及时提交总裁办归档； 1.5公司对外委托的重要调研报告由指定部门整理后提交总裁办归档，原件不得备份； 1.6公司对外广告宣传的设计稿、广告片母带、录音带等由指定部门整理后提交总裁办归档； 1.7公司人力资源管理过程中产生的工资报表、管理人员人事档案、考核资料、劳动合同、奖罚证明、高管离职清单等由人资负责人备份并由本部门独立管理； 1.8公司财务规划管理过程中产生的财务报表、凭证等由财务负责人封存并送至总裁办归档； 1.9公司基本建设过程中产生的项目立项、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、设备购置、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料，由发起部门人员送至总裁办统一归档； 1.10公司在技术研发过程中产生的重要技术文件，核心配方等必威体育官网网址资料本部门不得备份，全部提交总裁办归档； 1.11公司在经营活动中的有关部门授予的各项荣誉证书、牌匾等总裁办统一整理归档。 1.12公司在日常管理中产生的如总裁工作指示、部门工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、通知、培训资料等由总裁办秘书负责统一整理保管或下发执行。 2档案归档时间 周二、周四（13:00-15:00）为统一归档时间。 3档案归档要求 3.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 3.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 3.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 3.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 4档案级别的划分 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为绝密文件、机密文件、普通文件三个等级。 文件等级 文件类型 归档管理及期限 调阅管理 绝密文件 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 财务管理过程中形成的报表、凭证等封存材料。 在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。 原则上不可调阅，但因特殊情况要经过部门经理、直属总监、总裁办、总裁四级签字确认。 机密文件 公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书。 公司对外业务产生的销售及采购合同。 在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。 原则上不可调阅，但因特殊情况要经过部门经理、直属总监、总裁办三级签字确认。 普通文件 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录。 在