构建新式办公室构建新式办公室.docVIP

构建新式办公室（业务的5S、推广自主管理） 1.1 5S·自主管理的步骤展开 以（办公室）业务作业为对象，对于其构成因素的4M（人、设备、材料、方法），首先要进行身边的“5S与自主管理”（生产上相当于作业改善），特别是与“信息（各种表单）”与“人”并列，也将着眼点放在时间上。关于各个要素，按照下图并列起来，这样更容易理解。要注意的是，此活动在全公司开展时，如果以委员会的组织机制来推行，委员长有责任通过让大家理解和接受“为了什么目的”“原因是什么”“目标是什么”“对此可以持有什么样的期待”，以激励大家。 要因方面 项目（要素） 人 技能（作业能力）·素养·士气·组织（自我定位） 设备 业务工具·桌子·柜子·电话·房间·IT设备 材料 文件化·通知单·表单·会议·传真 方法 业务分管·作业标准书·工作手册 ※另外（时间）也重要 推进方法，与生产现场相同，针对各要素，按照完善基础条件·总点检·自主管理这一问题解决的步骤，来着手开展（参照图-1）。在将这个步骤展开的过程中，出现了“人发生变化（成长）”，“工作的方法（成本）发生变化”，“业务也发生变化（效率）”的契机（促进新办公室的条件完善） 办公室的5S·自主管理活动（创建新办公室）的步骤 （组织委员会，短时间内决战的姿态推进） 步骤1 初期清扫 ·不要品一扫而光 初期清扫，重要的是大家一起，掀起行动。特别是将不要物品一扫而光与大扫除这两件事。 步骤2 整理·整顿 ·文件化 ·“1个最好”活动 ·30秒取出 整理·整顿需要确定在没有了不要物品之后的规定。这个阶段的思路是“1个最好”，有也只要一个，以单个化为目标。推进过程中，会产生各种各样的规定。 步骤3 目视管理 ·行动计划表·去向标识 ·工作的状况与进度管理 ·个人分担·办公室工具制造 ·各种明示与符号※参照封面及图18-19 目视管理※是指采取实际的行动，对实现易于维持管理、并且易于遵守的表准化所做的努力。遵守这些，工作现场就变得很明快。 ※目视管理，是能够用眼睛看，来做判断。指不去查找，仍然能够对异常进行判断，促使人引起注意，采取措施。 步骤4 素养·纪律 ·オアシス （好心情的打招呼与会话） ·CS活动 ※参考图-20 关于素养与纪律，是聚焦在人的行动上，对其进行重新审视，提供对平时的草率重新进行反思的机会。先是从上级带头端正自己的衣襟（铁律）。 步骤5 工作的标准化排除浪费 ·工作的盘点与不要业务的去除 ·标准化·手册化 ※参考图-21 工作的标准化，办公室的工作对个人的依存度很高，别人很难弄懂，因此，需要有效的手册。这从业务的盘点（清点）开始做起比较好。 步骤6 提升技能与多能化 ·提高有效使用IT设备技能的培训 ·多能化与应受课※参照图5-4 技能提升与多能化，是很专业的，很难应受援助。但是，对人才培养倾注力量，业务也作为技能在确立的同时谋求少人化，通过星取表挑战多能化是很必要的。 步骤7 自主管理体制 ·自动·诊断·认定 自主管理体制的创建，是5S·自主保全的终极的形态。但是，从这里（这个步骤中）要认识真正的改善活动。 1.2 ONE IS BEST（1个最好） 图-14的步骤中“ONE IS BEST”活动，是实现清清楚楚地整理整顿的关键词（实际上，这个活动是创建新办公室的5S的生命线）。那时，如果是不要的东西，现在更是毫无疑问要为零，必要的物品要做到只保留最小限度。但是，如果对前述的不要物品，进行补充，管理者或委员长要直接对被当做不要物品从工作现场收集来的物品是否扔到进行决断（为了让管理者或委员长感到心痛）。同样，对于必要的物品管理者或委员会严谨地进行决断，如果对工作现场的员工不能传达，就会阻碍现场员工的干劲与行动。另外，也不懂管理者与委员长的内心所想。那时需要有刻度是1（ONE），需要有以此作为基准的思路。例如，要思考“1个场地”“1日处理”“1个文件”“1张原件”“1个工具”“1张纸”等等。 就是说，办公室部门（管理职能部门）的5S的含义是对于在办公室进行的作业与业务，将“1个就是最好”这一基准进行明确（打破模糊），通过这样的活动，每个人分别对自己手头的业务整理整顿，做到更容易看懂。（参照图-2）。另外，开展“1个就是最好”的活动时，必须验证效果。如有可能，可以策划“发表会”。 高效信息的建立 改善的思路 改善，就像IT化一样，管理人员的创意容易立刻变成购买机器的话题。IT设备也一样，需要的时候就使用，其效果虽然很大，但是如果能够不用