[第十二章会务工作.doc

会务工作 教学目的 ??????? ?通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 教学方法 该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。 教学重点 ??????? 会议筹备工作； ??????? 会议方案的制作； ??????? 会见与会谈的操作程序与方法； ??????? 案例分析。 教学难点? ??????? 会议方案的制作； ????????会场的布置； ??????? 案例分析； ??????? 技能训练。 教学时数 ?理论教学4.0课时 ?实训教学8.0课时 教学内容 案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 ?????? 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?? 一气之下，都回家去了。 ????? 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，? 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 ????? 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 会议概述 什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？ ?????? 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议要素： ??? 1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。 ??? 2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。 ??? 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ??? 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 最基本的会议要素 ????? 会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。 会议的种类有几种？ ????? 根据不同的标准，常见的会议种类有： ????? 按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； ????? 按会期分：定期会议和不定期会议； ????? 按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等； ????? 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等； ???? 按议题性质：专业性、专题性、综合性等； ???? 按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十　　　人或数人)等； 　?? 按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等； ?? 　按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。 会议有什么作用？ （一）会议的积极作用 ??? 1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。 ????2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。 ??? 3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过? 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下? 级之间、同级之间的了解，增进团结。 ??? 4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同? 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。 ??? 5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。 (二)会议的负面作用。 ??? 1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? ??? 2．