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员工内部档案管理指引 员工内部档案管理 1.1员工内部档案是指在人力资源工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料； 1.2作为员工社会档案的补充，员工内部档案统一在公司存档，以方便人力资源工作需求，并定期或视情况移交至员工社会档案保管处存档； 1.3员工内部档案保管要求整齐、规范，统一使用1厘米厚度的文书档案盒,按照档案编号顺序摆放； 1.4公司主任级以上和各职能部门主任及以下员工及外派人员内部档案由公司人力资源部负责管理，并建立管理台帐； 1.5各分公司主任及以下人员内部档案由各分公司人力资源管理部门负责管理，并建立管理台帐，公司人力资源部对其管理情况进行监督和检查； 1.6员工内部档案管理内容包括，档案的建立、归档、转移、查阅、借出及相应台账管理。 员工内部档案建立 员工内部档案自员工入职之日起建立，档案编号与员工代码一致。 员工内部档案归档 3.1归档材料范围 3.1.1入职档案 3.1.1.1录用人员审批表、员工基本情况表、身份证复印件、户口本首页和本人页复印件、学历学位证书复印件、岗位职业资格证书复印件、职称证书复印件、与原单位解除劳动合同证明或待业证明或应届毕业生就业协议书原件，入职体检记录表； 3.1.1.2入职声明、劳动合同、岗位说明书、员工入职审批表。 3.1.2考核档案 员工试用期跟踪考核表、转正审批表、转正考核笔试试卷、岗位测试卷、转正考核成绩汇总。 3.1.3职位档案 年度工作总结、述职报告、员工异动审批表、关于人员任免或岗位变动的通知发文、工作移交通知单。 3.1.4培训档案 3.1.4.1专项培训协议、岗位要求持证复印件； 3.1.4.2员工入职后新取得的学历学位证书复印件、岗位职业资格证书复印件、职称证书复印件。 3.1.5其他档案 3.1.5.1员工社会保险新增缴纳证明； 3.1.5.2员工人事档案委托管理合同； 3.1.5.3员工各类奖励、处罚记录； 3.1.5.4 用工合同审批表、劳动合同续订书、劳动合同变更书； 3.1.5.5员工辞职申请、工作移交通知单、解除或终止劳动合同通知单、离职协议书、解除或终止劳动合同证明书。 3.2归档程序 3.2.1首先对各类员工档案材料进行鉴别，看其是否属于归档范围，是否符合归档的要求； 3.2.2将新收集材料及时放入员工内部档案，并在目录上补登材料名称及有关内容。 员工内部档案转移 员工内部档案的转移一般是由工作调动等原因引起的，转移程序如下： 4.1取出应转走的档案，并在档案管理台账上注销。 4.2填写“员工内部档案转移通知单”（一式两份），经转出和转入经办人员签字后，各自保管一份。 4.3在转移中应遵循必威体育官网网址原则，一般通过档案保管人员转递，不能交本人自带。 员工内部档案查阅 5.1相关权限人员可以到员工内部档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅，员工内部档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 5.2申请查阅人员需填写“员工内部档案查阅申请表”，经部门经理签字，由员工内部档案管理部门经理批准后，交员工内部档案管理人员，进行查阅，并在“员工内部档案查阅登记表”上签字。 员工内部档案借出 6.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将员工内部档案材料原件借出使用时，借出人必须履行严格的借出手续，借出时间原则上不能超过一周，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 6.2申请借出员工内部档案材料原件需填写“员工内部档案借出申请表”经部门经理签字，由员工内部档案管理部门经理批准后，交员工内部档案保管人员办理，并在“员工内部档案借出登记表”上签字，归还时，及时在“员工内部档案借出登记表”上注销。 员工内部档案必威体育官网网址规定及保存期限 7.1员工内部档案保管人员不得对存档材料进行涂改、变更或销毁，并且严格必威体育官网网址，不得扩散； 7.2公司员工内部档案原则上永久保留，对于已离职人员的内部档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。 附件：1. 员工内部档案管理台帐 2. 员工内部档案转移通知单 3. 员工内部档案查阅申请表 4. 员工内部档案查阅登记表 5. 员工内部档案借出申请表 6. 员工内部档案借出登记表 员工内部档案管理台帐 序号 档案编号 姓名 建立日期 转入日期 转出日期 销毁日期 员工内部档案转移通知单 员工姓名 档案编号 转出单位 转入单位 转移原因 转移材料清单 序号 材料名称 材料张数 经办人签字 转出方 转入方