TS16949文件管理程序TS16949文件管理程序.doc

文件管理程序 1.目的 对公司内与质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门或岗位及时得到使用有 有效版本的文件，防止误用失效或作废文件。 2.范围 适用于与质量、环境管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。 3.职责 3.1总经理负责质量、环境手册的批准、发布。 3.2 管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。 3.3 文控中心负责文件的归口管理及组织对现有体系文件的定期评审。 3.4各部门负责相关文件的编制、修改、使用和保管。 4.定义 4.1 受控文件：在质量、环境管理体系运行过程中起沟通意图、统一行动重要作用的信息及其承载媒体，对其编制、评审、批准、编号、发放、使用、更改、更改状态标识、回收、作废、处置等应进行控制。 4.2 非受控文件：指只具有参考性功能的，作为资料性质的文件，对其只进行发放登记， 不作更改等其他跟踪控制。 5.工作程序 文件的分类 5.1.1 按文件的性质分类 手册（包括形成文件的方针和目标的声明）； ISO/TS16949技术规范与ISO14001要求形成文件的程序及公司为了确保其质量、环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所形成的程序文件（包括质量计划）； 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所形成的文件，包括作业指导书、操作规程、图样、样板、技术文件等,亦即公司的三阶文件； 实施质量、环境管理体系所形成的文件要求的记录的空白表单；即四阶文件。 外来文件（包括法律法规、标准及顾客提供的图样和技术文件、样板等）。 5.1.2 按文件载体分类 a) 纸张性文件； b) 非纸张性文件。5.2 文件的编号/记录的空白表单表码 5.2.1手册和程序文件的编号（环境文件编号时不用部门代码） XX – XX – XX 5.2.2 三阶文件的编号（环境三阶文件编号时不用部门代码） XX – XX – XX 5.2.3 文件编号的说明 a) 类别代号的意义 ——质量手册类别代号为QM； ——环境手册类别代号为EM； ——质量程序文件类别代号为QP； ——环境程序文件类别代号为EP； ——质量三阶文件类别代号为QI； ——环境三阶文件类别代号为EI； ——质量记录的空白表单的类别代号为QE.； ——环境记录的空白表单的类别代号为EE。 注：ROHS管理手册是对ROHS的一个总要求，是环境管理体系的一部分，其编号为EI-099 流水号的意义 ——质量手册为01 ——环境手册为001 ——程序文件的编号按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949技术规范、环境管理规范中出现的先后顺序流水，为01~99； 部门代码 三阶文件按着使用部门及文件类别予以分类 （1）部门代码规定如下： 总经理室——GM 业务部 ——SD PMC部——PMC 生产部 ——PD采购部 ——BD 品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR 文控中心——DC 项目部——PM 财务部——FD 五金部——WJ IT部——IT (2) 三阶文件编号应按制定部门及其在用文件发布的先后顺序流水编号； (3) 记录的空白表单表码编排形单同三阶文件编号类似。 （d）版本/修改次数 文件版本变更依A0,B0,C0,……，X0,Y0,Z0执行；但文件只是局部修改时，只对所修改页改变修改次数，如:A0改变为A1….A2…，若对文件进行大规模修改或修订多次则应换版，如有A/5变换B/0。 记录的空白表单有变动,则由A版直接变更为B版…依次类推C版….X,Y,Z. 5.2.4 相关CAR的编号原则 (1) 客户投诉/退货处理CAR编号原则为 XXX-XXXX-XX (2) 供应商8D报告/纠正预防通知单编号原则XXX-XXXX-XX (3) 内部质量体系纠正预防报告编码原则 CAR-XX-XX (4) 工程变更处理单编号原则 ECN-XXX-XX (5) 生产异常处理单 / 材料异常反应处理 / 物料报废单等异常处理 类报告编码原则 XX-XXX-XXX 5.2.5 技术文件和图样的编号由顾客要求转化而来的图样及技术文件，编号按三阶文件编号规定执行。 5.2.6 外来文件的编号规定 外来文件若有编号，则采用其原编号，若无编号，则按三阶文件的形式编号，但应将QI改为QO； 5.3文件的编写与审批 5.3.1 管理手册由文控中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 5.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准 5.3.3 其他文件分别由相关部门编写，部门主管审批，重大项目由主管领导批准。 5.3.4 应确保文件的正确、清晰、协调、易于检索和识别。