BN-FI-006 文件管理制度.docVIP

文件编号 JOJ-FI-006 生效日期 2013年08月0 1日 版本号 A/0 页次 第 页 共 页 文件管理制度 1.0目的： 本规定的目的，在于确保行政文件事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。 2.0范围： 公司所有行政类文件 3.0定义： 本制度仅适用于行政文件类的规范，不涉及体系类文件。 4.0职责： 4.1总经理：负责公司级文件的审批、批复和最终决策。 4.2文件主管部门：负责制度的制订、修订、审核、编号、发文和存档管理。 4.3相关部门：负责制度的制订、修订、培训和解释。 5.0文件分类： 5.1按机密程度可分为以下几类： 5.1.1绝密：指极为重要且不得向非直接人员泄露的文件，用三颗“★”表示。 5.1.2机密：指次重要涉及内容不能向无关人员透露的文件，用两颗“★”表示。 5.1.3秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的文件，用一颗“★”表示。 5.1.4普通：指非秘密文件，如果附有重要资料，则另当别论，用“无”表示。 5.2按回复的紧急程度分为以下几类： 5.2.1特急：指必须在1小时内回复或回执的文件。 5.2.2加急：指必须在2小时内回复或回执的文件。 5.2.3紧急：指必须在4小时内回复或回执的文件。 5.2.4普通：指可在8小时内回复或回执的文件。 5.3按适应范围分为以下几类： 5.3.1公司级：指涉及各部门的行政类文件。 5.3.2部门级：指未涉及各部门的行政类文件。 5.3.3公司级行政类文件代码为“BN”，部门级行政类文件代码如下表所示： 序号 部门名称 代码 序号 部门名称 代码 1 技术部 TD 6 质量部 QD 2 PE部 PT 8 物流部 LD 3 设备工程部 ED 8 行政人事部 AP 4 IE部 ID 9 营销部 SD 5 生产部 PR 10 财务部 GA 5.4按性质分为以下几类： 5.4.1制度（规定）：指对特定工作及事务制定带有约束性的措施或惯例性做法的行政类文件。 5.4.2计划：工作或行动以前预先拟定的具体内容和步骤。 5.4.3通知（通报）：发布规章制度，传达领导指示及要求各（单位）部门周知、办理或执行的事项，以及表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况。 5.4.4请示（报告）：向上级就某一问题或事项请求指示与批准。 5.4.5会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项。 5.4.6联络函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，咨询答复问题等。 序号 部门名称 代码 序号 部门名称 代码 1 制度（规定） FI 3 请示（报告） QS 2 通知（通报） TZ 6.0行政类文件编号： 6.1 公司文件编号范围：各类行政制度（规定）、通知（通报）、请示（报告）、联系函。 6.2 制度（规定）编号： 6.2.1采用7位数编号，中间用“-”中横线隔开，如：BN-FI-001 6.2.2第1～2位是公司或部门代码，如：公司级文件用“BN”代码表示。 6.2.3第3～4位是文件类型，如“FI”代表为制度性文件。 6.2.4第5～7位是文件序列号，从001开始编号。 6.2.5制度（规定）版本号从A0开始。 6.3 通知（通报）编号： 6.3.1采用10位数编号，如：A6.3.2第1～2位是公司或部门代码，如“AP”代表行政人事部拟定的通知（通报）。 6.3.3第3～6位是通知制订时的年号，如：“2009”代表2009年。 6.3.4第7～8位是通知制订时的月份号，如：“10”代表10份。 6.3.5第9～10位是当月制订通知的序列号，从01开始编号。 6.4 请示（报告）文件编号： 6.4.1采用9位数编号，如：AP2009001。 6.4.2第1～2位是公司或部门代码，如“AP”代表行政人事部拟定的请示（报告）。 6.4.3第3～6位是请示文件起草时的年号，如：“2009”代表2009年。 6.4.5第7～9位是当年请示文件的序列号，从001开始编号。 6.5 联络函编号： 6.5.1采用9位数编号，如：LD2009001。 6.5.2第1～2位是公司或部门代码，如“LD”代表物流部拟定的联络函。 6.5.3第3～6位是请示文件起草时的年号，如：“2009”代表2009年。 6.5.5第7～9位是当年请示文件的序列号，从001开始编号。 7.0行政类文件制订： 7.1制订格式： 7.1.1公司实行标准统一的文件规范格式。 7.1.2规章制度文件格式参照《制度性文件规范格式范本》执行。 7.1.3通知（通告）文件格式参照《通知性文件规范格式范本》执行。 7.1.4请示（报告）文件格式参照《请示性