机关测评细则解读.docVIP

山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则解读 一、组织领导和制度建设 1.1档案组织管理 1.1.1建立档案工作，设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络 解读：档案机构是档案活动的主体。《机关档案工作条例第六条机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。（一）有关法律、法规和，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；四）检查、指导所属机构的档案工作。机关档案工作条例第七条各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。 1.2.1机关档案机构配备符合档案业务管理要求的专（兼）职档案工作人员并保持稳定 解读：档案人员不能相对稳定（没干满三年的）、档案人员的身体状况不适合档案工作、档案人员的业务素质不能满足档案业务的要求、档案人员的工作精力被其他工作过度分散等情况，都属于人员配备不合理。档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。中国标准连续出版物号中国标准连续出版物号由国际标准连续出版物号ISSN号）和国内统一连续出版物号两部分组成。 3.7信息化规划设施 3.7.1统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系，实现文档一体化、馆室一体化管理。 解读：根据《全国档案信息化建设实施纲要，推进机关档案管理与办公自动化同步发展。 测评方法： 查看数字档案室建设方案的相关材料，实地查看数字档案室建设情况及档案管理系统与OA系统的连接运转情况等。 3.7.2机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。 解读：根据《数字档案室建设指南》要求，为确保机关数字档案资源的安全管理和有效利用，应与单位信息化建设统一规划、整体设计，为机关档案管理配备相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施，主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。其中，终端设备包括终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等，辅助设备包括恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等。 测评方法： 查看信息化规划等相关材料，并实地查看数字档案室设施设备的配备情况。 3.8 数字资源 按照有关标准收集、整理机关数字信息，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 解读：根据《数字档案室建设指南》的要求，机关档案室数字档案资源应包含文书、照片、录音、录像、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。 测评方法： 查看各门类数据库数据以及室藏档案数字化的相关材料。按照存量数字化、增量电子化的要求，2015年达到全部室藏档案数字化60%的不扣分，以后每年增加10%的要求，不足的按照比例扣分。 3.9 应用系统 机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。 解读：数字档案室应用系统建设应《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。 测评方法： 查看数字档案室管理系统各功能模块设计及实际运行状况。查看馆室衔接情况以及电子档案交接文据等相关材料等。 3.10信息安全 3.10.1定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。 解读：电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用。按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求，保证非纸质数据的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 建立即时和定期备份制度及非常规状态下数据的恢复机制。 为确保电子档案的安全，还要开展档案异质异地备份。有异地备份计划以及异质备份的实施方案等。 测评方法： 查看非纸质载体的抽查记录，查看定期备份及开展档案异地异质备份的相关材料，实地查看数字档案信息安全保管状况。 3.10.2开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。 解读：按照国家档案局办公室《档案数字化外包安全管理规范》的要求，严防信息化过程中数据的安全。 测评方法： 查看相关规章制度及必要材料，实地查看档案数字化场所。 四.档案安全保障 4．11档案用房及设施配备 4.11.1档案库房、阅览室