《顶尖秘书》 第三篇 顶尖秘书要善于做好各项秘书工作.docVIP

一、顶尖秘书要把握好自己的工作范围 1．辅助决策 辅助决策是顶尖秘书的基本职能之一。 决策是人们在认识世界、改造世界过程中的一种选择性活动， 决策是领导者的基本职能，从某种意义上说，领导就是决策。 责当然就是为决策服务。 秘书应帮助领导克服决策过程中的种种困难，为领导决策提 但是，秘书是助手而非决策者，他们的任务是为领导决策提供 秘书班子的秘书长可能是决策集团的成员，他参与决策，但不是主 要拍板者。至于整个秘书班子，则是为决策集团服务的。 那么顶尖秘书如何进行辅助决策呢? 根据决策的需要，顶尖秘书辅助的主要内容和技巧有： (1)提供准确全面有效的信息。 信息是决策的基础。 决策的信息，是一切与决策有关的事实、数据，等等。向领导 从决策的制定过程来看，发现问题确定目标阶段和拟制预选 如下要求： ①提供的信息要准确。 ‘ 所谓准确，一是指来源可靠，或是亲自调查所得，或是由权威 数据，而不是只有一个大概的模糊的轮廓。 从非权威方面获得的信息，如果觉得重要，顶尖秘书要经过调 真实亩靠的信息是作出正确决策的前提，顶尖秘书有责任把 。 ②提供的信息要全面。 所谓全面，主要是针对片面性而言的。任何事 面。要达到一个目标，既有肯定的力量、有利的因素，也必然会有 否定的力量、不利的因素。 ‘ 、 顶尖秘书不能根据自己的好恶，或根据事前了解到的领导的 的情况。这样做往往会把领导引上歧路，作出错误的判断或决策。 如出现这种情况，秘书将难辞其咎o ③提供的信息要有效。 所谓有效，一是指信息的质量要高、要适当，二是指信息反映 一般说来，顶尖秘书从各种渠道获得的信息量是很大的， 面难免真假混杂、良莠不齐。 因此，顶尖秘书应当去伪存真、去粗取精，把有用的信息归纳 顶尖秘书提供给领导时要适量，以方便领导掌握和使用为原 时捕捉，及时提拱给领导。 (2)提供可行的预选方案。 决策一般是在若干个可行的预选方案中选择一个最优方案。 权衡利弊后作出选择。顶尖秘书的职责是为领导的分析比较作好 准备。比较重要的决策，最好能将预选方案形成文字，先印发给领 导，再开会研究决定。 顶尖秘书预选方案的来源大致有这样一些： ①由专门的咨询参谋机构或人员提出。 ②由有关的职能部门研究后提 ③由根据某些领导的意向草拟。 ④由根据自己的意见草拟。 ⑤由社会上的热心人提供。 顶尖秘书应当先把由各个渠道来的方案集中起来，逐个进行 值的文字排除掉，最后确定若干个比较可行的方案提供给领导研 究。 在领导研究过程中，可能需要了解某些更具体的材料，需要对 随时能提供详尽材料，能对方案实施的主客观条件、可能产生的利 弊、可能出现的情况等作出具体评估。 (3)将决策形成文字。 在一般情况下，决策都需要形成文字，用文件的形式固定下 顶尖秘书是领导的笔杆子。决策经领导讨论通过之后，顶尖 下达。有些重要的决策，在形成文字后，领导还要反复讨论修改。 将决策变为文字决不是一件简单的事情，它需要顶尖秘书深 的内容非常熟悉，要用精确的文字把决策的内涵表达清楚。 一个好的文件能否形成，对顶尖秘书的理论水平、政策水平、 的这一道最后工序，顶尖秘书除了要经常练笔，不断提高文字表达 能力外，还要从多方面提高自己的修养和水平。 2．处理事务 根据管理科学的划分，领导主要管人，一般工作人员主要管物 。 ’1 指决策与指挥，政治性强，关系全局，事务主要指具体业务，专业性 或技术性强，涉及面较小。 事务工作也可，以说包罗万象，有的技术性很强，有的凭体力就 工作。 秘书事务的内容很多，主要有： (1)文书管理。 这是顶尖秘书每天要办的重要事务工作，包括收文、发文两个 发出也有一系列程序。处理完的文件要及时分类归档。 (2)信息搜集。 顶尖秘书要通过报纸、杂志、书籍、文件、电报、电话、电视等渠 信息，要派专人调查搜集。 (3)会议筹办。 会议是研究与贯彻决策的重要形式，有小型碰头会、大型会 (4)信访处理。 来信、来电、来访是领导了解下情、为群众办事的重要渠道，秘 (5)宾客接待。 内外宾客来拜访领导，顶尖秘书要做好联系、迎送、招待等工 (6)通讯联络。 领导与上下、 要的要登记备查。 (7)督办查办。 决议及领导意图贯彻执行的情况，顶尖秘书有