第六章企业电子文件管理课件.pptVIP

目标 理顺、优化档案管理体制。 与现有信息系统无缝集成。 实现现有档案业务的网络化管理。 实现网上档案分级授权管理和利用机制。 建立企业内部统一集中的档案数据库。 设计原则 系统规划原则 标准开放性原则 循序渐进原则 协调发展原则 实用经济性原则 安全可靠性原则 建设内容 标准规范 运行机制 管理系统 建设内容 信息化人才 系统框架 An Introduction to Database Systenm * 第六章 企业电子文件管理 本章主要内容 概述 业务环节 管理系统 第一节 电子文件概述 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 内容 表达作者意图的信息。 背景 证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。 结构 文件内容信息的组织表达方式。 An Introduction to Database Systenm 特点 系统依赖性 信息可操作、易变性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的非人工识读性 1 2 3 4 5 多种信息媒体的集成性 6 信息存储的高密度性 前端控制原则 全程管理原则 集成管理原则 动态管理原则 D B A C 电子档案特性 企业电子文件的管理原则 （1）前端控制与全程管理 第一、 前端控制 对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成各阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。 可以保证电子文件真实可靠、安全完整、长期刻度，又可以优化系统的管理功能，提高管理效率。 文件形成同时所形成的信息，比如结构、背景、版本、生成环境与存在状态等信息均在文件形成之时便采集保存起来，其他数据在运行中随时追加。 所有数据一次采集，终身使用。 第二、 全程管理 1、全面管理。涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。 2、系统管理。各环节与各要素的统筹兼顾，优化资源配置和信息资源共享。 3、过程管理。通过过程控制实现结果控制，可控制电子文件的运转状况。 1、使用模板或标准格式生成文件 2、根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件 3、确定人员接触文件的权限 4、确认工作流程，只向有关人员呈现文件 5、使用磁卡、密码或指纹识别限制对某些技术、文件的接触 6、设定审计跟踪功能，把控文件运转情况。 电子文件管理的指导思想是： 将管理重点从文件载体转向文件内容； 将管理任务从文件结果管理转向管理过程控制和背景信息分析。 在技术实现上，电子文件管理的对象可分为内容对象和元数据，其中元数据是关键。 元数据： （1）描述信息 是描述文档内容的元数据，是为管理方便而建立的检索著录项，如文档管理信息系统（AMIS）中的案卷目录、文件目录、文件条目信息。包括对文档的基本属性（如形成单位、时间、背景、保管期限、密级、档号等）、特征（如载体、环境、形状等）以及内容概要（如主题、摘要、内容条目等）等进行的描述。 （2）管理信息 主要指文档管理过程中围绕对象而产生的各种信息，如收集和接收的时间、经手人，文档迁移过程中的信息丢失、保护措施等信息，文档技术处理及转出等过程相关的各类信息。 （3）系统基础信息 是支撑系统运行的各种基础数据库信息，如数据字典、用户基本信息、用户权限信息、系统配置信息、系统定义信息等。 （4）系统日志 是AMIS运行过程中各用户访问系统以及对系统数据进行操作的各种记录，包括客户端的IP地址、访问时间、访问用户以及所做的各项操作。 围绕元数据会形成一个基本的模型和规范，称为元数据模型、元数据规范。 例：某元数据的描述信息模型 ——参照《文书类电子文件元数据方案》（ DA/T 46-2009 ） （三）标记语言 也称置标语言，是一种将文本（Text）以及文本相关的其他信息结合起来，展现出关于文档结构和数据处理细节的电脑文字编码。数字信息系统一般采用标记语言对数字对象文件进行描述，数字档案馆建设中常见的标记语言是SGML和XML。 SGML(Standard Generalized Markup Language,标准通用标记语言，ISO/ANSI/ECMA的一个标准，一种用来注释文本文档，提供文档片断的类型信息的规范。 )，是一种定义电子文档结构和描述其内容的国际标准语言，是所有电子文档标记语言的起源，早在Web发明之前SGML就已存在。 一个典型的文档可被分成3个层次：结构(structure)、内容(content)和样式(style)。SGML主要是处理结构和内容之间的关系。 (1) 结构。为了描述文档的结构，SGML定义了一个称为“文档类型定义(Document Type Definition，DTD)”