管理沟通4—书面沟通技能详解.ppt

有效的写作方法学习写作的最佳途径之一是仔细想一想你收到的那些信件、备忘录、传真和电子邮件。 是什么原因让它们发挥了应有的作用？其中哪些最难理解？哪些让你气 愤？哪些让你士气不振？你害怕谁的信件和备忘录，为什么？ 结构和文风 写作结构 SCRAP： ???? 事件 (Situation)???? 复杂性 (Complication)???? 解决方案 (Resolution)???? 行动 (Action)???? 礼貌用语 (Politeness) SCRAP格式能够使你的文字简洁明了，但又不会漏掉任何基本信息。 应用SCRAP格式的例子1： 回绝要求参加会议的个人信件亲爱的杰克：（事件）几天以前，你问我你是否能够参加下月底在爱丁堡举行的会议：“包装业的必威体育精装版进展”。包装的外观对你的工作非常重要，因此我非常认真地考虑了你的申请。??? （复杂性）然而，问题是，这次会议与BW194最后一轮测试的时间发生了冲突——你知道这件事。??? （解决方案）我认为，不能在这样一个关键时刻给你3天时间让你去参加会议，因此，我不得不拒绝你的要求。??? （行动）如果将来还会召开类似会议，请告诉我，如果时间不是那么紧迫，或者不与其他重大事件发生冲突，那么我会很愿意让你去参加会议。??? （礼貌用语）感谢你有兴趣参加这次会议，但我很抱歉这次不能给你更肯定的答复。??? ??? 致以最诚挚的祝愿??? 山姆 ??? 要求每个人加强安全防范的备忘录收件人：全体员工发件人：人力部门主管保罗·罗宾斯 （事件）过去，我们总是把通往前台的门开着，以便每个人都能够自由地出入每个部门。??? （复杂性）不幸的是，上个月，有人从前台附近的办公室偷走了两个手袋、一只手表。你们知道，前台有时候会特别忙，我们的接待员不可能做到时时刻刻都保持警惕，虽然他们愿意这样做。??? （解决方案）唯一有效的解决办法就是把这些门锁上，每次开门时输入密码。此外，我们还准备在几天内更换密码。（行动）因此，希望你们以后记住关门。??? （礼貌用语）谢谢你们的体谅。??? 保罗 练习 你给同事发了一封电子邮件，询问他们什么时候有时间，以便你安排一次会议。 事件 ???? 复杂性 解决方案 行动 ???? 礼貌用语 文风 ??应该致力于自然的文风。????? 官僚主义作风??? ????? 本文件的签署人已经注意到，尽管三令五申，有些雇员还是在占用那些本来留给外来车辆使用的停车位。现在，谨要求所有那些接到这份通知的人立即停止这种行为。??? 他们的意思是——而且他们本来也应该这样写：“有人一直将车停在留给外来车辆的车位。请不要这样做。” 文风 废话连篇??? ???? 我们的停车场有53个汽车车位，4个摩托车车位，这应该足够全体员工使用了。然而，似乎有 些人一直在占用留给客户的停车位。这样的车位只有3个，是在经过了长时间辩论之后，由客户服务部确定下来的，因为客户服务部说同时到公司来访的客户几乎从 来没有超过3位。这些车位离前面的出口最近，因为我们强烈认为，不应该让客户走那么远的距离才能到我们公司，尤其是在天气恶劣的情况下，这会给客户造成不 便……等等。??? 文风 容易惹是生非的言辞??? ??? 有些人似乎给我们留下了这样的印象：普通车位对他们而言不够好，并且擅自将自己提升到了来访者的地位。这些人或许想要戴上一块标志身份的牌子，好让我们每次在走廊里遇到他们的时候都向他们脱帽致敬？??? 你愿意为用这种方式跟你讲话的人工作吗？只要你避免了这些不必要的写作风格，你只需遵循几项简单的原则，就可以保证你所写的每篇文章都条理清楚、可读性强，而且用词礼貌。实际上，这正是你要达到的目标。 文风 使文章尽量短小??? 你所传达的信息越短，收到信息的人就越高兴。当你收到一封长达8页的工作信件时，你会做何感想？ 使文章尽量简单??? ???? 短小、简单的词汇；???? 短小、简单的句子；???? 短小的段落。???? 太长的词汇不会给人留下什么印象，它们只会使文章更难读懂。 文风 遣词造句不要显得粗鲁 读一下这句话：“从今以后，要保证做到至少提前1周将日程散发下去。” 变得更礼貌：“从今以后，请你们能够做到至少提前1周将日程散发下去。” 注意不要使用模棱两可的词句 “我对你没能参加这次会议感到失望。” 根据读者对这句话的不同理解，可以将其解释为“你没能及时参加会议实在有些可惜”，或者“你没能参加会议这件事太不给我面子” * * 论文提纲 (1) 结论和观点 提出问题 分析问题 解决问题 * * 问题的提出 ﹡研究领域的实际情形和问题 ﹡研究领域的研究情况 ﹡关注主要的方面 ﹡不要