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第九章 档案的利用服务 * 辽宁师范大学信息管理学系 档案管理学基础 * 辽宁师范大学信息管理学系 档案管理学基础 第一节 档案利用服务工作概述 一、档案利用服务工作的含义 档案工作总的目的，是提供档案为社会服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。 档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。 要明确“利用档案”和“档案利用工作”的区别。 “利用档案”是指利用者为解决某种问题而使用档案； “档案利用工作”是指档案馆（室）为满足需要向利用者提供档案材料的一系列服务工作。 二、利用工作在档案工作中的地位 档案的提供利用是档案工作为社会服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。 具体表现为三方面： 其一，利用服务工作代表整个档案工作成果直接与各项工作发生信息传递、文献提供和咨询服务的关系，集中地体现了档案工作的目的，方向和作用。它是档案工作与各项工作联系的窗口，其水平质量的高低是衡量档案馆业务开展的程度、工作好坏的主要标志。 其二，利用服务工作在一定程度上体现了各项工作利用档案的需求，对整个档案工作具有一定的检验和推动的作用。 其三，利用服务工作是档案馆（室）与利用者之间的一座桥梁和信息交换器，也是档案工作各项业务环节提高工作水平、优化工作质量、改进工作方式的推动器。 因此，扎扎实实地开展和做好档案利用服务工作，既是档案工作得以生存和发展的重要条件，也是开展社会主义三个文明建设对档案工作的必然要求。 这种地位对我们的工作提出了要求： 1、档案的利用需要多环节的密切配合，在利用中发现问题，不断地促进档案管理工作水平的提高。 2、档案的利用渠道是档案信息向外传播的窗口，只有档案的利用才能发挥档案的真正价值。 3、档案利用的过程实际就是档案的宣传过程，能引起各界的关注和对档案工作的支持。 三、利用工作的服务方向和服务态度 档案利用工作是档案工作为社会服务的体现者，这就突出要求档案利用工作必须有为社会物质文明和精神文明建设服务的明确方向。 档案的形成和收藏，其主要目的是因为其有价值，而体现价值的唯一方式是利用，因此档案管理者必须明确档案的利用方向，这是至关重要的问题。当然在利用的过程中应当有具体的应用措施，遵照国家的相关法律条文规定，符合国家和社会的发展利益。 服务态度是档案利用程度和发挥作用的重要因素。好的服务态度可以从多方面考量。服务方式和方法；服务的仪表和表达；服务的业务水平和措施等等，都是服务态度的重要因素。 为社会主义三个文明建设服务是我国档案利用工作唯一正确的方向。具体而言，在建设中国特色社会主义事业中，档案利用工作必须自觉服从于和服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，全面地为政治，经济，军事，科学，文化以及党和国家的其他各项事业服务。在这一总的服务方向的指引下，各档案馆（室）应根据各自档案的性质和内容的特点以及不同时期的具体任务，在利用工作中具体安排为党政领导和各项工作服务的不同重点。 为了保证档案利用工作沿着正确的服务方向前进，档案工作必须树立全心全意为利用者服务的责任感和事业心，必须具有积极主动的服务态度，努力做好档案利用服务工作，使档案利用服务工作始终处于最佳状态。 四、熟悉档案，了解需要 档案利用工作的开展，一般是由两种因素决定的：一方面是社会上各项工作需要利用某些档案；另一方面是档案馆（室）保存有这方面的档案可供利用。 熟悉档案，了解需要是档案利用工作的重要保障。 熟悉档案是指熟悉馆（室）藏档案的成分、内容和数量以及存放的库架位置，了解每一个全宗的形成和整理状况以及全宗与全宗之间的有机联系，掌握各全宗档案的利用价值。 了解档案，就是要做好利用工作的预测工作。要掌握各种档案利用的因素：时间、任务、需求。针对不同的时期、不同的任务和不同的用户需求，进行调查研究，做好充分的分析和整理，满足用户的需要。 五、正确处理利用和必威体育官网网址的关系 利用和必威体育官网网址的关系，在利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。 做好档案利用工作和做好档案必威体育官网网址工作都是为了合理发挥档案在社会主义建设事业中的作用，两者的出发点是一致的。 根据《中华人民共和国档案法》的规定，保管期满30年的档案可以向社会开放利用，但是其中涉及党和国家机密、危害国家安全的档案推迟开放利用时间。 因此，何时开放什么档案、何时