HSE_SP-6 文件数据管理程序.docVIP

HSE程序文件 文件数据管理程序 拟制 ： ( 职 称 ) 审核 ： ( 职 称 ) 批准 ： ( 职 称 ) 版本 更新内容 日期 1.0 初次发出 2008年4月8日 2.0 部分用语修正，版本统一升级。 2013年2月6日 如果受控印戳不是红色，则本程序文件只是非受控的副本，只有受控的副本才会自动更新，请只参考受控的副本。 受控印戳 目的 本程序规定了公司HSE管理体系文件的编写、审批、发布和更改工作的程序，以保证HSE管理体系、相关部门及工作岗位使用的文件均为有效的现行版本，并确保文件得到有效控制。 适用范围 适用于本公司HSE管理体系全部文件管理。 术语：无 职责 XX部是安全、环境与健康管理体系文件归口管理部门，负责对文件的组织编写、修订、登录、发放、回收、评审、更新、存档全过程的管理； 公司管理层负责HSE管理手册、程序文件、公司级作业文件的审核、批准。 风险管理部门负责HSE管理手册的编写、修订；负责组织程序文件和公司级作业文件的编写、修订。 相关部门负责本部门作业指导书的编制，部门领导负责批准。 工作程序 文件状态 按HSE管理体系要求编制的文件为受控文件，受控文件经正式批准，具有唯一标识； 为保证文件的有效性，在每个文件格式中标明“版本号”和“修改次”。采用阿拉伯数字排列，中间以小数点分隔； 受控文件为HSE管理体系手册、程序文件、作业指导书、记录等； 相关方获取的HSE方针执行必威体育精装版版本，不予回收。 文件编制、审核、批准 HSE管理手册由风险管理部门负责编制，程序文件按要素由各主管部门编制，多个部门执行的运行控制程序由风险管理部门组织编写或汇总；各部门组织本部门职业健康安全环保管理体系操作性文件的编制； 各部门负责人参与会审相关程序文件，审核、批准本部门操作性文件； HSE管理体系文件，编号排序按本程序5.10条执行； HSE管理手册、程序文件、公司级的作业指导书由风险管理部门制定或组织评审，经公司管理层批准，由XX部以公司名义发布执行； 部门级的作业指导书由各部门组织编写，由部门领导批准，经XX部统一编辑、登记文号后，各部门发布执行；风险管理部门备案。 文件的发放 HSE管理体系文件，根据不同层次的需要，确定发放范围；风险管理部门起草文件发放清单，经管理者代表批准发放； 装订好的文件，在明显处加盖“受控版本”印章，打印文件编号，便于存档备查； 文件发放时，领取人应在“文件发放记录”上签字，文件号与记录表序号一致；领取人应在“单位收文记录”登记，注明“受控”； 部门使用的文件必须是现行有效版本的文件，使用者不得复印； 文件严重破损，持需更新文件到风险管理部门登记，由XX部予以更换，并按规定记录。 文件发放层次： 全套文件手册、程序文件、作业指导书、记录正本由XX部保存。 HSE管理手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录目录成套文件，发公司管理层、各部门主管领导。 部门及各单位需发放相关程序文件、作业指导书及记录时，发放到班组的文件由各部门统一领取，部门负责发放到班组并记录在“单位受控文件发放记录”中，领用人应签字。 部门制定的作业文件由各部门负责发放管理，交XX部、风险管理部门备档。 文件回收 HSE管理体系文件整体换版，由XX部负责向文件保管者回收，并记录到“受控文件发放记录”中。 文件保管者调离，应将文件交回发放部门，或到XX部变更保管手续。 页次内超过七次修改，该页由XX部负责更新，更换时，保管者应在“文件更改履历表”中记录。 回收的文件由XX部保管；属作废文件应销毁，有保存价值的文件，加盖作废章后，另行保存。 由各部门发放的作业文件参照公司文件回收方式管理。 文件换版与修订 公司产品、服务或活动发生重大变化、管理评审提出要求，由管理者代表决定换版，换版由风险管理部门组织实施；换版后文件审批、管理、发放仍按本程序规定执行。 整体换版及个别文件换版应注意版次的更新。 内审、管理评审、员工执行中，发现不适宜时，HSE管理手册、程序文件、公司级作业指导书由风险管理部门负责组织对文件进行修订；部门制定的作业文件由相关部门组织修订。 部门或员工提出文件修订，应填报“文件更改申请表”，提出修改原因，修改文件名称，修改内容，修改页码，交风险管理部门，经研究确定有必要修改时，统一修订。 个别修订的内容，风险管理部门起草修改通知，报XX部审核并以“XX”文号下发修改通知，由文件保管者按时限要求，在原文处划双线，其上方写好修改内容，并在“更改履历表”记录。 文件管理 经批准的HSE管理体系文件正本，由XX部保存，不得外借； HSE管理体系文件属经常使用