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sap进阶系列(4)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 2） 2008年04月23日 星期三 13:32 2.2.2 总帐SAP 总帐的功能强大而丰富，图4 是其中主要功能的汇总。我们选择部分代表性的内容加以介绍。 图4 总帐功能总汇 2.2.2.1 组织结构总帐中的组织结构如图5 所示。一个公司总部可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以给不同的公司代码来使用。公司代码在SAP 中指具有独立会计核算的会计主体，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。比如A集团企业和基地公司中的渤海公司可以分别 设置为两个公司代码，每一个公司代码有一个会计科目表。但不同的公司代码可以共享一个科目表。图 5 总帐中的组织结构同时，总帐中还有另一种组织结构－业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算，如A集团企业就是一个完整的会 计主体，但其公司可能经营两部分的业务：尿素和甲醇。这两部分业务在核算上如果具有相对的独立性，就是说如果尿素业务和甲醇业务会编制自己的资产负债表和 损益表，那我们就可以设置尿素和甲醇两个业务范围。而业务范围是跨公司的，如果除了A集团企业，在其他公司也存在同样的业务，也可以用这两个业务范围来核 算。业务范围通常在企业中也被称为事业部的核算方式。这样我们在进行公司总部财务管理时，可以按照公司代码和业务范围形成的管理矩阵来分析报表。由此也可 以看出SAP 的公司总部管理，不只是体现在专门的模块上，更重要的是它体现在所有模块和功能的设计上，都渗透了公司总部管理的思想。 2.2.2.2 会计科目表根据上文组织结构的介绍，我们知道，在A集团企业的会计科目表要实现全公司统一的会计科目表结构。在SAP 中，会计科目的控制信息分了两个层次来进行管理－会计科目表层和公司代码层。第一个是会计科目表层，所有使用这个科目的公司都共用的信息，如短文本、长文本、帐户组（比如按资产，负债，权益，成本和损益科目的分类）、合并科目号（指对应到合并科目表中的科目号）等信息。而各公司专用信息在第二层－公司代码层中维护。公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理 、排序码、权限组等等，这里不一一介绍了。总之，SAP 通过分层的会计科目管理，既统一了公司总部的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。 2.2.2.3 会计凭证图9 是超级权限用户可以看到的SAP 标准前台操作菜单，我们看到在总分类帐中凭证输入和凭证的维护是其中的重要内容。图10 是SAP 标准的总帐凭证输入的界面。我们可以看到其中包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。凭证抬头包括凭证日期、记帐日期、短文本、公司代码、 凭证类型等信息。凭证行项目是指每一个分录行，比如一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。在简化操作的辅助功能中，凭证可以暂存，屏幕的格式可 以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用，还可以设置凭证输入的模板。例如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每次 做凭证时直接调用，并根据当月情况填入金额即可。当然辅助功能的屏幕区域可以打开，也可以关闭。图9 SAP的标准菜单 图 10 SAP总帐凭证对于SAP 凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清帐”。在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益科目等。图11 科目余额表但是也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等等。系统中需要记录供应商的每张发票是 否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到帐了等等。也就是说这些科目中的行项目是逐笔逐清的。如图12 是某供应商帐户的行项目显示。已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示，我们称为“已清项”， 还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”。 类似付款，收款这样的业务，在帐务处理时同时将凭证行的状态改变了，我们称这些动作为“清帐”。清帐既可以是手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清帐 时，我们需要提供给系统“自动清帐规则”，比如“用支票等支付凭证号码”来清银行未达帐，就是一种自动清帐规则。而一个总帐科目是否需要逐笔逐清的管理由 会计科目公司代码层的一个控制字段－“未清项目管理”来控制。作为比较，我们看到图13 中不按未清项目管理的科目，它的行项目显示只反映了过帐与否，而不反映清帐与否的。图13“非未清项管理”的总帐科目的行项目显示对有些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。比如帐务的管理很清晰，是对帐和核对的强有力的工具。同时它也是帐龄分析，催款，自动付