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档案馆2005－2006学年度工作总结 2005－2006学年度档案馆以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以档案业务建设为基础，以档案信息化建设为重点，以全心全意地为学校师生员工和广大社会利用者提供热情、周到的档案信息利用服务为根本目的，在校党政领导的重视和关心下，在全校各部门的大力支持下，紧紧围绕学校的中心工作，开展了一系列卓有成效的工作，为学校档案事业的发展和学校的改革、发展与稳定做出了应有的贡献。 一、夯实基础，拓宽范围，进一步加强对全校档案工作的业务监督与指导 继续按照《合肥工业大学〈归档文件整理规则〉实施细则》的要求对校内各单位的归档工作进行业务上的监督与指导，制定了《档案馆关于题名著录的若干规定》等规范，使档案工作逐步走上标准化与科学化的轨道；按照设备档案管理的要求，参与了10余台大型仪器设备的验收工作（其中5台设备的资料已归档）。 本学年度共指导、接收进馆纸质文件材料8601件；接收研究生论文光盘1953片，其中，2005届855人论文的电子信息的著录和转录工作现已完成；收集照片9500余张（其中包括面向13个学院收集的2006届毕业生合影120余张）；收集字画55幅；组织人力与校电视台共同进行影像类档案的转录与抢救工作，现已完成上世纪九十年代1400余条校内新闻的光盘转刻录工作；承担了学校教育行政办公系统中形成的电子文件的鉴定、归档工作，共点击归档文件1058件，并指导校内各单位做好纸质备份文档的收集、整理和归档工作。 二、不断加强内涵建设，积极开发档案信息资源，主动提供利用服务 本学年度共整理、编目、上架各类文件材料5410件，打印机读目录6册（共计7777条）；对上万张照片进行整理、鉴别、挑选，归档了照片档案2000余张。与此同时，根据学校和社会对档案利用范围不断扩大的形势需要，如核对毕业生生源地、户口的异地落户、补办毕业证明书和个人档案等都必须提供招生大表、毕业生名册大表的复制件，档案馆积极转变工作思路，树立主动、热情的服务意识，完善档案查阅与利用制度，修订了《档案馆关于档案利用工作的若干规定》，采取多种形式为利用者提供服务：本学年度共提供2000余人次8200余卷（件）各类档案的查阅与借阅服务以及提供利用照片档案400余张；为550余人次办理申请出国学籍证明材料；为全国学位与研究生教育发展中心等境内外机构核对学历、学位证书共计339份，其中，查出伪造的65份。 在《年鉴》编辑委员会的领导下，以档案馆为主，编辑、出版了《合肥工业大学年鉴》2005年卷（93万余字），在存史、资政、励志、交流等方面发挥了重要作用；汇编了《合肥工业大学规章制度文件汇编》等档案编研材料共7册；在档案馆内橱窗利用归档的照片档案组织了“历史的足迹-合肥工业大学建校60周年回顾”和“合肥工业大学60周年校庆活动”等4期图片展览，在来馆的利用者中进一步宣传了学校的重大事件，取得了良好效果。另外，档案馆还对1995～2001年的1015份研究生论文进行了重新整理和编目，加强了馆藏档案的管理和档案库房的安全维护工作。 三、勇于探索创新，积累经验，使档案的现代化管理工作步入正轨 本学年度继续按照“三年任期目标”的计划安排，运用 “合肥工业大学档案管理信息系统（网络版）”进行各类档案信息的著录和管理，先后调阅1956-1990年的馆藏各类档案共计2205卷，完成了近3万条案卷级与文件级目录的著录工作。截至2006年11月，档案馆已著录各类目录14万条，大大丰富了机读档案信息量，提高了档案的利用效率与检索水平，也为馆内联机检索创造了条件。 在学校的重视和支持下，档案馆加大投入，购买了专用数据服务器，时时做好档案数据的备份与维护工作，确保数据的完整与安全。档案的管理也基本实现从手工操作过渡到计算机管理，每件档案材料目录信息的著录、编号，归档文件目录、档案盒内目录的编排、打印，档案材料的查询、统计等工作都可以通过档案馆的局域网完成，档案的检索查阅速度、查全率、查准率和工作效率都得到了很大提高。 四、服从大局，积极主动地参与“本科教学工作水平评建”等重点工作 本科教学工作水平评建工作是学校本学年度的重点工作，其中，本科教学档案集中管理是迎评工作中的一项非常重要的任务，是一项“亮点工程”。在学校的统一部署下，档案馆全面负责本科教学档案馆的建设和管理工作，安排了精干力量，专人负责，制定了《本科教学档案馆库房管理制度》、《本科教学档案利用制度》、《考试试卷整理、归档工作流程》和《毕业设计（论文）整理、归档工作流程》等规章制度以及“本科教学评建材料实体分类和柜架编码方案”；档案人员深入学校13个学院，对考试试卷及毕业设计（论文）的整理、归档工作进行业务指导，对学院移交的教学档案材料的每一个信息点进行逐一核对，确保在入库前的档案就既完整又系统。在各学院的积